Como fazer o controle de aluguel e despesas dos seus imóveis

Se você tem mais de um imóvel alugado, faça o controle de aluguel e despesas de cada um em separado. Sem isso, você não sabe qual imóvel se paga e qual dá prejuízo todo ano. Também descobre um aluguel atrasado no dia 20 em vez do dia 2, e passa um fim de semana de março refazendo o ano anterior com extratos do banco.

Por que as contas não fecham

O aluguel cai na conta como "PIX RECEBIDO 0391", e você precisa lembrar de qual inquilino era. Você paga o encanador no cartão, o jardineiro em dinheiro e o IPTU pelo aplicativo do banco. Os comprovantes ficam no e-mail, em conversas de WhatsApp e no porta-luvas do carro. Se uma imobiliária administra um dos imóveis, o extrato dela chega em PDF, com categorias próprias.

Cada pagamento leva um minuto quando acontece. Somar tudo por imóvel meses depois, com metade dos comprovantes sumida, é o que consome o fim de semana.

Uma planilha só para todos os imóveis

Use uma única lista em que cada movimentação de dinheiro ocupa uma linha. Uma lista para todos os imóveis é mais fácil de manter do que um arquivo por imóvel, e com um filtro ou uma tabela dinâmica você vê os números de qualquer imóvel em segundos.

Use estas colunas:

Os valores são apenas exemplos. Algumas regras mantêm a lista útil:

• Uma linha por movimentação. Se o inquilino paga em duas partes, são duas linhas.
• Dê sempre o mesmo nome a cada imóvel. "Apto 4B" numa linha e "4B Ipês" em outra dividem os totais.
• Anote no dia, ou pelo menos na mesma semana.

As mesmas categorias todo mês

Escolha uma lista curta e mantenha. Mudar de categoria no meio do ano acaba com a comparação.

Receitas:

• Aluguel
• Multa e juros por atraso
• Outras receitas (vaga de garagem, lavanderia, taxa por animal)

Despesas:

• Reparos e manutenção
• Limpeza e preparação entre inquilinos
• Contas que você paga (água, luz, gás)
• Condomínio, quando fica com você
• IPTU, quando fica com você
• Seguro
• Juros do financiamento
• Taxa de administração da imobiliária
• Materiais e pequenas compras

Se você declara essa renda, pergunte ao seu contador quais categorias usar e copie. No Brasil, quem recebe aluguel de pessoa física em geral recolhe o carnê-leão todo mês e informa tudo na declaração anual; o contador confirma o que vale para o seu caso e quais despesas podem ser deduzidas.

A caução não é receita

A caução é do inquilino até o fim do contrato e o acerto final. Anote numa lista à parte, com a data, o valor e onde está guardada. A Lei do Inquilinato tem regras sobre a caução em dinheiro, então confira o que vale para o seu contrato.

Confira o aluguel num dia fixo do mês

Um aluguel atrasado se perde fácil no meio das movimentações da conta. Mantenha, ao lado da planilha, uma lista curta de aluguéis, uma linha por imóvel:

• imóvel e inquilino;
• valor do aluguel e dia do vencimento;
• data e valor pago;
• situação: pago, parcial, atrasado.

Escolha um dia de conferência, por exemplo dois dias depois do vencimento, e passe pela lista com o aplicativo do banco aberto. Se faltar um pagamento, mande no mesmo dia uma mensagem curta e neutra: "Oi, ainda não vi o aluguel de março do apto 4B. Pode me dizer quando vai cair?". Muitas vezes há um motivo simples, como uma conta nova ou um dia de pagamento que mudou, e você descobre com uma mensagem só.

Registre pagamentos parciais quando chegarem, com o saldo que falta, para ninguém precisar discutir isso depois.

Guarde cada comprovante junto da movimentação

Um número na planilha sem comprovante não ajuda no imposto de renda nem numa divergência com o inquilino. Crie o hábito:

1. Fotografe o comprovante ou salve o PDF no mesmo dia.
2. Dê um nome com data, imóvel e valor: 2026-03-06 Apto4B 300 torneira.pdf.
3. Salve numa pasta por imóvel e por ano.
4. Cole o link na coluna "Comprovante".

Comprovantes de reparo valem duas vezes: para o imposto e como parte do histórico do imóvel. O nosso guia sobre como organizar a manutenção do imóvel alugado explica como manter esse histórico junto.

Revise cada imóvel uma vez por mês

No começo do mês, filtre a planilha por imóvel e olhe três números: aluguel recebido, despesas totais e o que sobrou. Compare com o mês anterior. Uma conta de água que dobrou ou um terceiro reparo no mesmo banheiro são mais fáceis de resolver em abril do que em dezembro.

No fim do ano, o mesmo filtro dá um resumo por imóvel e por categoria. Envie ao contador junto com a pasta de comprovantes, e a declaração anda bem mais rápido.

Como o RentalThread vai facilitar

O RentalThread vai mostrar o aluguel e as despesas de cada imóvel num relance, para você ver quais pagamentos estão atrasados e quanto custa cada imóvel sem montar os totais. Os reparos vão levar o custo do orçamento ao pagamento, então a parte financeira de cada serviço já vai ficar registrada com fotos e nota. A IA vai ler notas e contratos para extrair valores e datas, e você revisa o que ela encontrou antes de salvar.

Se você tem alguns imóveis alugados e hoje controla tudo à mão, veja o que planejamos para proprietários.