Quais documentos do imóvel alugado guardar e até quando

Quais documentos guardar do imóvel alugado, e por quanto tempo, depende do que cada um prova. Um recibo de aluguel sustenta a declaração de um ano. A nota fiscal de um telhado novo pode importar enquanto a casa for sua, e por anos depois da venda. O registro da caução importa até ela ser acertada, e às vezes depois. Então você pode descartar alguns papéis depois de alguns anos e guardar outros até bem depois da venda.

Este guia é para proprietários com um ou poucos imóveis alugados. Ele mostra quais registros vale guardar, por quanto tempo cada um costuma importar e o que confirmar com um contador do país onde fica o imóvel.

Por que os documentos importam na declaração e em um desacordo

Os seus documentos sustentam o que você declara: o aluguel que recebeu e as despesas que deduz. Eles também resolvem dúvidas com inquilinos, seguradoras e compradores: qual foi o valor da caução, quando o aquecedor foi trocado, quem aprovou um conserto.

Se a Receita Federal revisar a sua declaração, vai ser difícil defender uma despesa sem comprovante. Se você recebe aluguel de pessoa física e recolhe o carnê-leão, guarde os recibos de cada mês junto com o comprovante do pagamento do imposto, e confirme com um contador o que se aplica ao seu caso.

Por que os comprovantes se perdem

O encanador manda pelo WhatsApp a foto de um recibo escrito à mão. O cupom da loja de material de construção apaga no bolso do casaco. O aluguel cai por Pix sem identificação. Um inquilino pagou a caução anos atrás, com um depósito que ninguém salvou.

Depois a pergunta chega bem mais tarde. O seu contador pede o custo da reforma do banheiro, ou o corretor do comprador quer saber quando o telhado foi trocado, e a resposta está espalhada entre três aplicativos e uma gaveta.

Quais documentos guardar do imóvel alugado

Agrupe os seus registros pelo que eles provam, porque é isso que decide por quanto tempo cada um importa.

Receitas

• O aluguel de cada unidade: extratos, comprovantes de Pix ou transferência, os recibos que você deu ao inquilino.
• Outras receitas: multas por atraso, vaga de garagem, uma taxa por animal de estimação.
• O que um inquilino pagou por você, como um conserto que ele bancou e descontou do aluguel.

Despesas do dia a dia

• Notas fiscais e recibos de consertos e manutenção, com o comprovante de pagamento.
• Contas que você paga, condomínio, IPTU.
• Seguro, taxa de administração da imobiliária, anúncios, limpeza entre inquilinos.
• Extratos do financiamento com os juros pagos.

Consertos e reformas

Guarde separado, porque as regras fiscais costumam tratar cada um de um jeito. Um conserto mantém o imóvel funcionando: arrumar um vazamento, trocar um vidro quebrado. Uma reforma ou benfeitoria deixa o imóvel melhor, o recupera ou o adapta a outro uso: um telhado novo, uma cozinha reformada, ar-condicionado central.

Em muitos países, o valor de uma reforma entra no custo do imóvel e conta no cálculo do ganho quando você vende. Por isso esses comprovantes vivem mais anos. Anote em cada nota se foi conserto ou reforma, e deixe o contador decidir os casos duvidosos.

Compra e imóvel

• A escritura, a matrícula e os documentos da compra.
• Os registros das reformas (acima).
• Apólices de seguro e sinistros, com fotos.

Contrato e caução

• Contratos assinados, aditivos e renovações.
• A caução: valor, data, onde está aplicada e como foi acertada no fim, com a lista de descontos e os comprovantes.
• Laudos de vistoria de entrada e de saída com fotos.
• Notificações enviadas e recebidas.

Deslocamentos

Se você dirige até os seus imóveis para receber, encontrar um prestador ou ver um conserto, e quer deduzir esses gastos, anote na hora: data, imóvel, motivo e quilômetros. Reconstruir de memória um ano depois é difícil de defender. Pergunte ao seu contador se isso se aplica no seu caso.

Por quanto tempo guardar cada documento

A tabela é um ponto de partida. Os prazos mudam de um país para outro e conforme a sua situação, então use-a como lista de perguntas para o seu contador ou advogado.

Por que os prazos mudam

Cada país define quantos anos a autoridade fiscal tem para revisar uma declaração, e é daí que sai o prazo para guardar os comprovantes. A cobrança também tem prazo próprio: no Brasil, o Código Civil dá três anos para a "pretensão relativa a aluguéis de prédios urbanos ou rústicos" (art. 206, § 3º, I). Esse é o prazo para cobrar aluguel atrasado, e não substitui o prazo fiscal.

Antes de jogar qualquer papel fora, confirme os prazos com um contador do país onde fica o imóvel. Pense também em quem mais pode pedir documentos: um banco, uma seguradora ou um inquilino que reclama.

Como guardar os documentos para que durem

Alguns hábitos facilitam seguir esses prazos:

1. Guarde o comprovante quando o dinheiro se move. Uma foto ou um PDF no mesmo dia, sempre no mesmo lugar. O nosso guia de controle de aluguel e despesas mostra uma planilha simples com o link do comprovante em cada linha.
2. Mantenha em papel o que você pode precisar no original. Digitalize tudo, mas pergunte antes de jogar fora contratos assinados ou escrituras.
3. Marque bem as reformas. Uma pasta ou etiqueta separada por imóvel, guardada até a venda e até passar o prazo seguinte.
4. Baixe os extratos uma vez por ano. Muitos bancos só mostram os anos recentes no aplicativo.
5. Revise uma vez por ano. Depois de entregar a declaração, passe o ano fechado para um arquivo e anote a data em que poderá revisá-lo para descarte. O nosso guia para organizar contratos de aluguel explica as pastas e o arquivo.
6. Faça backup dos arquivos digitais. Mantenha uma segunda cópia em outro lugar, como outra conta na nuvem ou um HD externo. De vez em quando, abra alguns arquivos e restaure um do backup para confirmar que os dois funcionam.
7. Limite e apague os dados de inquilinos. Contratos, fichas e cópias de documentos têm dados pessoais, então dê acesso só a quem precisa. Guarde esses arquivos só pelo tempo necessário.

Como o RentalThread vai facilitar

O RentalThread vai reunir o aluguel e as despesas de cada imóvel em um só lugar, então os comprovantes de um ano já vão estar juntos quando o contador pedir. A IA vai ler notas fiscais e contratos e tirar o valor, a data e o imóvel, e você revisa o que ela encontrou antes de salvar.

Cada conserto vai levar o orçamento, as fotos, a nota e o pagamento em um só fio, então o histórico de cada serviço fica com o imóvel. Veja o que planejamos para proprietários.