Prestação de contas ao proprietário: o que incluir todo mês

A prestação de contas ao proprietário responde a pergunta que todo dono faz: como está o meu imóvel? Um relatório que chega no dia certo e se lê em poucos minutos pode reduzir as ligações de rotina e ajudar o proprietário a decidir sobre reparos e renovações com números em que confia.

Este guia é para quem administra imóveis de um ou vários proprietários. Ele mostra o que incluir, como manter o relatório curto, como avisar entre um relatório e outro e como montar tudo todo mês sem redigitar.

Por que os proprietários continuam ligando

Os proprietários ligam quando não conseguem ver o que está acontecendo: um reparo que aprovaram há duas semanas, um aluguel que esperavam, um inquilino que disse que talvez saia.

Montar o relatório é lento pelo mesmo motivo. Os dados estão espalhados entre a conta do banco, uma planilha, uma pasta de comprovantes, uma dúzia de conversas com prestadores e alguns e-mails com o inquilino. Juntar tudo leva horas por mês, e com vários proprietários vai quase um dia inteiro.

O que incluir na prestação de contas ao proprietário

Use as mesmas seções, na mesma ordem, todo mês, para o proprietário saber onde olhar:

1. Resumo. Três ou quatro linhas: aluguel recebido, a principal despesa e o que precisa de decisão. Muitos proprietários leem só esta parte.
2. Aluguéis. Para cada unidade: aluguel devido, aluguel recebido, a data em que entrou e qualquer saldo em aberto.
3. Despesas. Cada despesa paga no mês com data, categoria (reparos, contas, condomínio, IPTU, seguro) e o comprovante ou a nota que o proprietário possa abrir. Cobranças pendentes e reparos propostos vão à parte, como ainda não pagos.
4. Sua taxa e o repasse ao proprietário. A sua taxa de administração do mês, contada uma vez só. Se você faz o repasse, mostre o valor e a data em uma linha própria, e explique qualquer diferença em relação a aluguel menos despesas e taxa, como dinheiro guardado para um reparo próximo ou um ajuste do mês anterior.
5. Manutenção. Reparos concluídos no mês com o custo, reparos em andamento com o próximo passo, e a manutenção periódica feita ou prevista.
6. Ocupação e contratos. Unidades vagas, contratos que terminam nos próximos meses, avisos recebidos e renovações em andamento.
7. Decisões pendentes. Cada uma com uma recomendação curta e uma data: "Aprovar a troca do aquecedor até 15 de março".

Inclua os totais do ano desde o primeiro relatório de janeiro, com as mesmas categorias todo mês; eles colocam um mês caro em contexto.

Se você recebe o aluguel em nome do proprietário, as regras para guardar esse dinheiro e prestar contas variam conforme o lugar e o contrato de administração. Confira com um contador ou um advogado da região do imóvel.

Deixe curto e sempre igual

Os proprietários passam os olhos por relatórios longos, então mantenha o seu enxuto:

• Mesmo modelo, mesmo dia. Escolha uma data, como o dia 5 de cada mês, e cumpra.
• Comece pelo que mudou. Meses normais podem ser curtos. O que foge do comum vai no resumo, não na página três.
• Anexe os comprovantes. Anexe ou coloque o link de comprovantes e notas para o proprietário não precisar pedir.
• Use as palavras do proprietário. Se o proprietário pensa em "quanto eu recebi este mês", coloque primeiro o valor líquido.

Este é o resumo de um imóvel de exemplo (nomes e valores são inventados, e nada foi guardado à parte naquele mês):

Rua das Palmeiras, março: aluguel recebido das 4 unidades (R$ 6.200). Um reparo: vazamento na cozinha do apto 2B, consertado em 9 de março, R$ 180. O contrato do apto 3A termina em 30 de junho; o inquilino quer renovar e recomendo renovar por 12 meses com o aluguel atual; por favor, confirme até 15 de maio. Repasse depois do reparo e da taxa de administração (R$ 620): R$ 5.400, feito em 3 de abril.

Mande avisos curtos entre os relatórios

O relatório mensal não substitui as notícias que não podem esperar. Mande uma mensagem curta quando:

• um reparo passa do valor que vocês combinaram que você pode aprovar e precisa da aprovação do proprietário antes de começar (para emergências, siga o processo combinado);
• um inquilino avisa que vai sair ou atrasa o aluguel;
• aconteceu algo urgente, como um vazamento, um arrombamento ou estragos de uma tempestade, junto com o que você fez.

Cada aviso diz o que aconteceu, o que você fez e o que precisa do proprietário, se precisar de algo. O que é urgente ou precisa de aprovação vai na hora; o que é rotina pode esperar o relatório mensal.

Se os seus reparos ainda estão espalhados em várias conversas, o nosso guia para organizar a manutenção de um imóvel alugado cria um só lugar para cada pedido, e isso deixa muito mais rápida a parte de manutenção do relatório.

Quando a reclamação de um inquilino chega primeiro ao proprietário, o nosso guia sobre como lidar com reclamações de inquilinos mostra como registrar e encerrar o caso por escrito.

Monte o relatório com os registros que você já tem

O relatório fica mais fácil quando os dados do mês já estão em ordem:

• Um controle de receitas e despesas por imóvel, atualizado quando o dinheiro entra ou sai. O nosso guia de controle de aluguel e despesas mostra um jeito simples de montar.
• Os comprovantes guardados no mesmo dia em que chegam, com a data, o imóvel e o valor no nome.
• Uma lista de reparos em aberto com o status e o custo.
• Uma lista das datas de contrato de cada unidade.

Com essas quatro coisas prontas, o relatório vira copiar totais e escrever o resumo.

Para a parte de manutenção periódica, o nosso checklist de manutenção preventiva lista o que conferir todo mês, a cada estação e todo ano.

Se você acabou de assumir o imóvel, registre o saldo inicial e a reserva para reparos na passagem, assim a primeira prestação de contas parte de valores que o proprietário confirmou; o nosso checklist para assumir a administração de um imóvel traz esses itens.

Como o RentalThread vai facilitar

Com o RentalThread, cada imóvel vai ter os aluguéis, as despesas e os reparos em um só lugar, e os proprietários vão poder acompanhar sozinhos o fio de cada reparo: o pedido, o orçamento, a aprovação, a visita e o pagamento.

A IA vai redigir um resumo da atividade de cada imóvel e os avisos que você manda aos proprietários. Você revisa e edita cada rascunho antes de enviar. Quando os proprietários acompanham o fio de cada reparo, as ligações de rotina podem diminuir, e a sua prestação de contas vai partir de registros que já estão lá.

Veja o que planejamos para administradores de imóveis.