Checklist para assumir a administração de um imóvel

Ao assumir a administração de um imóvel, este checklist reúne tudo o que você precisa receber do proprietário antes de começar: o contrato assinado, todas as chaves, os contatos, os documentos, a ficha do inquilino, o dinheiro e o histórico de manutenção. Deixe acertados o contrato, as chaves, os dados do aluguel e da garantia e qualquer reparo urgente antes de assumir, e acompanhe o resto ao longo da primeira semana. Assim, o primeiro chamado por um vazamento já tem um encanador para enviar, e a primeira prestação de contas parte de números que vocês dois conferiram.

Este guia é para administradores e imobiliárias que assumem um imóvel novo, seja de um proprietário que cuidava de tudo sozinho, seja de outra administradora. Os itens estão agrupados por assunto, para você ir marcando conforme recebe.

Por que a primeira semana define o resto do ano

Se você assume um imóvel com lacunas, vai descobri-las depois, na pior hora. O inquilino liga num domingo por causa de um vazamento e ninguém sabe onde fica o registro de água. O contrato vence e a única cópia está no e-mail do dono. O proprietário pergunta por que a reserva para reparos está menor do que ele lembrava, e ninguém anotou o saldo inicial.

Cada um desses pontos se resolve rápido no primeiro dia. Meses depois, custa uma rodada de ligações e uma busca em e-mails antigos.

Por que a passagem deixa lacunas

A maioria dos proprietários não tem as informações do imóvel num lugar só. As chaves estão numa gaveta, o contrato de aluguel é um PDF num e-mail de dois anos atrás, o telefone do encanador está no celular dele e a idade do aquecedor é um chute. Uma administradora anterior pode entregar uma pasta, mas essa pasta vai só até onde iam os registros dela.

O resto chega aos pedaços: a foto de um documento num dia, um áudio no outro, uma conversa do inquilino encaminhada depois. Sem uma lista, fica difícil saber o que ainda falta.

Checklist para assumir a administração de um imóvel

Repasse a lista com o proprietário numa única reunião e depois peça por escrito o que faltar, com prazo. As regras sobre contratos, garantias, avisos e guarda de documentos mudam de lugar para lugar; no Brasil, a Lei do Inquilinato (Lei 8.245/1991) é a referência para a locação, e vale confirmar os detalhes com um advogado.

Contrato e poderes

• Contrato de administração assinado, com a taxa de administração, a data de início e o que você pode fazer em nome do dono (nosso guia sobre o contrato de administração de imóveis mostra o que ele deve incluir)
• Comprovação de que quem assina é o dono ou pode agir pelos donos, como a matrícula atualizada do imóvel ou uma autorização por escrito dos coproprietários
• Limite de gastos com reparos sem consulta prévia, e o que conta como emergência
• Como o proprietário prefere ser contatado, e um contato reserva se ele não responder
• Quando e como você vai mandar a prestação de contas, e o que ela vai trazer

Chaves, acessos e senhas

• Todas as chaves, etiquetadas e contadas: portas do apartamento, caixa de correio, depósito, portão, garagem
• Controles, tags e cartões de acesso, e quantos o inquilino tem
• Acessos de alarme, cofre de chaves e fechaduras eletrônicas: tire as senhas e o acesso por aplicativo da administradora anterior, e combine antes com o inquilino qualquer troca de senha, para ninguém ficar trancado do lado de fora
• Regras do prédio para entrar: quem avisar antes da visita de um prestador, onde ele estaciona, se é preciso reservar o elevador

Pessoas e contatos

• Nome, celular e e-mail de cada inquilino, e um contato de emergência
• Síndico ou administradora do condomínio: contato, regulamento interno e vencimento da taxa de condomínio
• Prestadores que o proprietário já usa (encanador, eletricista, chaveiro, assistência técnica), e se você vai continuar com eles
• Contas de consumo e em nome de quem estão: luz, gás, água, internet
• Corretor de seguros e número da apólice

Documentos

• Contrato de aluguel vigente, com aditivos e renovações
• Laudo de vistoria de entrada e fotos, se existirem
• Apólice de seguro e a data de renovação
• Garantias e manuais de aparelhos e equipamentos
• Licenças, laudos e vistorias de segurança exigidos onde fica o imóvel (como o AVCB do prédio, quando se aplica)
• Notificações enviadas ao inquilino ou recebidas dele no último ano

Digitalize tudo e guarde por imóvel desde o começo, num lugar que só quem precisa consegue abrir. Não deixe senhas de acesso em pastas compartilhadas com muita gente, e confira as regras de privacidade (no Brasil, a LGPD) e de guarda de documentos do local do imóvel. Nosso guia sobre como organizar contratos de aluguel mostra uma estrutura simples de pastas e quais datas acompanhar.

Inquilino e contrato de aluguel

• Valor do aluguel, dia de vencimento e como o inquilino paga
• Situação dos pagamentos: se há atraso e qual foi o último pagamento recebido
• Garantia da locação (caução, fiador, seguro-fiança ou título de capitalização), onde está e quem vai cuidar dela daqui em diante
• Datas de início e fim do contrato, prazos de aviso e condições de renovação
• Reclamações em aberto ou promessas que o dono fez ao inquilino ("a gente troca as persianas")

Avise o inquilino por escrito sobre quem administra o imóvel a partir de agora, como pagar o aluguel e como pedir um conserto.

Dinheiro

• Conta para receber o aluguel, e como e quando você vai repassar o valor ao proprietário
• Saldo inicial e a reserva que o dono quer manter para reparos
• Pagamentos fixos: IPTU, condomínio, seguro e contas que o dono paga, com os vencimentos
• Notas ou recibos de prestadores ainda não pagos
• Um acerto de contas na data da passagem: aluguel em atraso, créditos do inquilino e aluguel pago adiantado, a caução (se houver), a reserva e as notas em aberto. Peça a confirmação dos saldos por escrito, confira se o dinheiro chegou à sua conta e siga as regras locais sobre garantias e valores de terceiros

O imóvel e suas instalações

• Percorra o imóvel e fotografe cada cômodo, também quando houver inquilino morando lá, se as regras locais permitirem: combine a visita com a antecedência que a lei e o contrato preveem, peça o consentimento do inquilino quando for preciso e fotografe o estado do imóvel, não as pessoas nem os papéis pessoais delas
• Onde ficam o registro de água, o quadro de disjuntores e o registro de gás
• Idade e estado do aquecedor, do ar-condicionado, do telhado ou da laje e dos principais eletrodomésticos
• Detectores de fumaça, se houver, e extintores do prédio: onde estão e quando foram verificados
• Problemas conhecidos e reparos que o dono deixou para depois

Histórico e agenda de manutenção

• Reparos dos últimos um ou dois anos: o que foi feito, quando, por quem e quanto custou
• Manutenção recorrente e o próximo vencimento: revisão do aquecedor ou do ar-condicionado, limpeza da caixa-d'água, dedetização, impermeabilização
• Pedidos de conserto em aberto e orçamentos esperando aprovação

Coloque as tarefas recorrentes num calendário antes de fechar a passagem. Uma impermeabilização que ninguém agendou pode virar infiltração no quarto com as primeiras chuvas.

Depois do checklist: confirme e feche

Quando terminar, mande ao proprietário um resumo curto:

1. O que você recebeu
2. O que falta, quem vai enviar e até quando
3. Os problemas que você encontrou na vistoria, com fotos e sua recomendação
4. A data da primeira prestação de contas

Com o resumo, você e o proprietário têm um ponto de partida por escrito. Se daqui a seis meses surgir uma dúvida sobre a garantia, uma chave ou o estado do piso, você pode mostrar o que os dois viram no primeiro dia.

Como o RentalThread vai ajudar

Com o RentalThread, cada imóvel vai ter um lugar só para as pessoas, os documentos, os aluguéis e as despesas, então o que você reunir na passagem fica com o imóvel e está à mão no primeiro conserto. A IA vai ler os contratos e as notas que você enviar e tirar datas e valores para você conferir, e a manutenção recorrente vai ter lembretes.

Você vai ver todos os proprietários e imóveis numa única tela, com limite de gastos por proprietário e prestações de contas mensais montadas com os mesmos registros. Veja o que está planejado para administradores.