Manual do inquilino: o que entregar no dia da mudança

O manual do inquilino responde às perguntas que o inquilino novo faz nas primeiras semanas: para quem ligar quando algo quebra, em que dia passa a coleta de lixo, onde fica o registro de água, como pagar o aluguel. Quando você escreve essas respostas antes do dia da mudança, o inquilino se adapta mais rápido e você recebe menos ligações sobre coisas que uma página resolveria.

Este guia é para quem administra imóveis e entrega apartamentos com frequência. Ele mostra o que colocar no manual (também chamado de kit ou guia de boas-vindas), como organizar para que o inquilino leia e quando enviar cada parte. A vistoria tem um guia próprio: o checklist de vistoria de entrada.

Por que o inquilino novo faz sempre as mesmas perguntas

O inquilino novo ainda não conhece o prédio. Nas primeiras semanas chegam as mesmas perguntas, muitas vezes por WhatsApp, à noite ou no fim de semana:

• Qual é a senha do Wi-Fi?
• Em que dias passa a coleta de lixo e onde fica a coleta seletiva?
• Para quem eu ligo por causa da máquina de lavar?
• A luz da cozinha caiu. Onde fica o quadro de disjuntores?

Cada resposta leva um minuto, mas somando todos os imóveis que você administra e cada contrato novo, esses minutos ocupam parte da sua semana. E as respostas variam: um inquilino ouve "me chama no WhatsApp", outro "manda e-mail para o escritório". Quando aparece um problema de verdade, como um vazamento embaixo da pia à noite, o inquilino pode não saber por onde avisar nem como fechar a água, e um conserto pequeno fica maior.

Você já tem quase todas essas respostas, espalhadas entre o contrato, um e-mail antigo para o inquilino anterior, as anotações do proprietário e a sua memória. O manual junta tudo em um só lugar.

O que colocar no manual do inquilino

Use esta lista e tire o que não se aplica ao imóvel.

Contatos e como pedir consertos

• Seu nome, o telefone e o e-mail do escritório e o horário de atendimento.
• Como pedir um conserto: um único canal e o que informar (o que está com problema, onde, desde quando, uma foto ou um vídeo curto). Nosso guia para organizar a manutenção de um imóvel alugado explica por que vale ter um só canal.
• O que acontece depois: em quanto tempo você responde e como agenda as visitas.
• O número para emergências fora do horário e o que conta como emergência naquele imóvel: água que não para, uma fechadura que não abre, faísca em uma tomada. Em caso de fogo, suspeita de vazamento de gás ou alguém em perigo imediato, o inquilino deve ir para um lugar seguro e ligar para a emergência de lá. Se sentir cheiro de gás, não deve mexer em interruptores nem tentar fechar o gás sozinho; indique as orientações da emergência local e da distribuidora.

Emergências e registros

• Onde fica o registro geral de água e os registros de cada banheiro e da cozinha.
• Onde fica o quadro de disjuntores e como religar um disjuntor que desarmou.
• Onde fecha o gás, se o apartamento tiver gás encanado ou botijão, e o telefone de emergência da distribuidora.
• Onde ficam os detectores de fumaça, se houver, como testá-los e quem troca as pilhas.
• Onde fica o extintor, se houver.

Uma foto de cada registro, com uma seta na manopla, poupa muita explicação às 11 da noite.

Contas de consumo e Wi-Fi

• Quais contas o inquilino passa para o nome dele e quais ficam com o proprietário ou no condomínio, com a empresa de cada uma: energia, gás, água, internet. O contrato diz quem paga cada uma (e também condomínio e IPTU); o manual acrescenta a empresa e como pedir a ligação ou a troca de titularidade.
• A data para pedir cada serviço, para que nada falte no dia da mudança.
• Se a internet estiver incluída: o nome da rede, a senha e onde fica o roteador.

Lixo, coleta seletiva e regras do condomínio

• Os dias e horários da coleta de lixo e da coleta seletiva e onde deixar os sacos.
• Horário de silêncio, áreas comuns (lavanderia, salão de festas, churrasqueira), animais, fumo e como agendar o elevador ou a portaria para a mudança.
• Um resumo curto do regimento interno, com a indicação do texto completo. Mantenha o resumo breve, confira com o contrato e a convenção do condomínio e atualize sempre que um deles mudar.

Aparelhos e o imóvel

• O manual de cada aparelho, ou o link, com o número do modelo.
• Como funcionam o aquecedor ou chuveiro elétrico, a caixa-d'água ou a bomba, se houver.
• Quem cuida da rotina: lâmpadas, filtro de água, jardim.

Aluguel, chaves e garagem

• Como pagar o aluguel: valor, vencimento, formas aceitas (boleto, Pix, transferência), a identificação a usar e como o inquilino recebe o recibo. A Lei do Inquilinato (Lei 8.245/1991, art. 22, VI) pede que o locador forneça recibo discriminado dos valores pagos; confirme as regras que se aplicam ao seu contrato.
• Uma lista de cada chave, tag, controle de portão e cartão de garagem entregue, com a quantidade de cada um. Você e o inquilino assinam; na saída, ela mostra o que precisa voltar.
• Garagem: a vaga, onde param as visitas e as regras do condomínio para veículos.

Documentos

• Uma cópia do contrato de locação assinado.
• Uma cópia do laudo de vistoria de entrada assinado, com as fotos.
• Os avisos ou documentos que o imóvel precise entregar. Quais se aplicam e como entregá-los depende do município e do condomínio: confira as regras do lugar onde fica o imóvel.

Uma página, mais uma pasta privada

O inquilino não lê manuais longos, então use dois níveis:

1. Uma página com o que o inquilino precisa rápido: contatos, como pedir um conserto, o número de emergência, onde ficam os registros, os dias da coleta e o vencimento do aluguel. Deixe impressa na bancada da cozinha e mande também em PDF.
2. Uma pasta privada por contrato com o resto: o contrato, o laudo de vistoria, os manuais, o regimento interno, os dados das contas e as fotos dos registros. Dê acesso só a quem assinou aquele contrato e teste o link em uma conta sem acesso antes de enviar. Guarde as informações do prédio que você reutiliza (manuais, regimento, fotos) no seu modelo, separadas de contratos assinados e laudos, e copie para cada pasta nova.

O início de um manual de uma página, para um apartamento fictício, poderia ficar assim:

Monte um modelo por prédio e complete o que muda em cada apartamento. Quando o imóvel ficar vazio entre um inquilino e outro, confira a página no local: um aquecedor novo ou uma mudança no dia da coleta deixam a página antiga errada.

Quando enviar cada parte

• Depois da assinatura do contrato: mande a parte das contas de consumo e os dados da mudança (data, horário, onde retirar as chaves, agendamento do elevador) para que o inquilino peça as ligações a tempo.
• No dia da mudança: entregue a página impressa junto com as chaves, mostre os registros durante a vistoria e assinem juntos a lista de chaves.
• No mesmo dia, por escrito: mande por e-mail o PDF e o link da pasta, para você ter um registro com data do que enviou. Avisos exigidos por lei podem ter regras próprias de entrega; siga essas regras à parte.
• Depois de uma ou duas semanas: mande uma mensagem curta, como "Ficou faltando alguma coisa no manual?". Acrescente cada resposta nova ao modelo para que o próximo inquilino já receba.

Como o RentalThread vai facilitar

O RentalThread vai guardar juntos o contrato, os recibos de aluguel e os consertos anteriores de cada inquilino, então o inquilino vai encontrar esses documentos em um só lugar.

Quando algo quebrar, o inquilino vai avisar pelo celular com fotos ou um vídeo, e a IA vai transformar a mensagem em um pedido claro, que ele revisa antes de enviar. Cada conserto vai ter um fio próprio que você, o proprietário, o inquilino e o prestador acompanham, e o inquilino vai ver quem vem e quando. A IA também vai redigir mensagens para você, como a nota de boas-vindas ou a mensagem das duas semanas, e você revisa e edita cada uma antes do envio. Veja o que planejamos para administradores de imóveis.