Contrato de administração de imóveis: o que incluir

O contrato de administração de imóveis diz o que você faz pelo proprietário, quanto cobra e o que pode decidir sem consultar. Quando ele é vago, as dúvidas aparecem na pior hora: um conserto que o dono não esperava, uma cobrança que ele não reconhece, uma prestação de contas que atrasa ou não chega.

Este guia é para quem administra imóveis alugados de um ou vários proprietários. Ele mostra o que incluir no contrato, o que combinar antes de assinar e como continuar usando o documento depois de arquivado.

Por que um contrato vago acaba em conflito

Os desentendimentos entre proprietário e administradora quase sempre começam com algo que ninguém escreveu: se encontrar um novo inquilino tem custo extra, quanto você pode gastar num reparo sem perguntar, em que dia o dono recebe o repasse, o que acontece com a caução se a parceria acabar.

Muitos contratos saem de um modelo genérico que ninguém ajusta. O combinado de verdade fica numa ligação de dois anos atrás, em algumas mensagens de WhatsApp e em e-mails com a administradora anterior. Se você e o proprietário lembram de jeitos diferentes, nenhum dos dois tem uma cláusula para mostrar.

O que deve conter um contrato de administração de imóveis

Repasse estes pontos com o proprietário antes de assinar. Peça a um advogado que revise o texto final: as regras sobre esse contrato, o registro profissional e o dinheiro de terceiros mudam de um país para outro. No Brasil, por exemplo, quem administra imóveis de terceiros precisa de inscrição no CRECI, e poderes especiais, como assinar acordos ou entrar com ação de despejo em nome do dono, precisam estar escritos de forma expressa. Confira as regras do lugar onde o imóvel está.

Partes, imóvel e prazo

• Nome completo e contatos do proprietário e do administrador ou da imobiliária, e quem assina por cada lado.
• O endereço do imóvel e as unidades incluídas, com vagas de garagem ou depósitos.
• A data de início, o prazo e se a renovação é automática.

Serviços: o que está incluído e o que não está

Liste cada serviço, para nada ficar subentendido:

• Encontrar inquilinos: anúncio, visitas, análise de cadastro, assinatura do contrato de locação.
• Cobrar o aluguel e acompanhar os atrasos.
• Receber os pedidos de manutenção e coordenar os prestadores (encanador, eletricista).
• Vistoria de entrada e de saída.
• Renovações do contrato de locação e reajustes.
• Pagar contas do imóvel, como IPTU, condomínio ou seguro, se ficarem com você.

Depois escreva o que não está incluído ou é cobrado à parte: reformas grandes, processos judiciais, sinistros com a seguradora, declaração de imposto de renda. Se o proprietário pedir um desses serviços mais tarde, vocês dois leem a mesma linha.

Taxa de administração e cobranças extras

• A taxa de administração: um percentual do aluguel, um valor fixo mensal ou uma combinação. Diga se ela incide sobre o aluguel devido ou sobre o aluguel recebido, e se é cobrada com o imóvel vago.
• Cobranças únicas: taxa de locação para um novo inquilino, renovação de contrato, cadastro de um imóvel novo.
• Acréscimos sobre reparos: se você soma algum valor às notas dos prestadores, e quanto. Se não soma, deixe isso escrito.
• Impostos e notas: se a taxa inclui os impostos e quem emite a nota fiscal do serviço.

Passe cada cobrança com o proprietário antes de assinar, para o primeiro extrato não trazer surpresas.

Limite de gastos e aprovação de reparos

Reparos pequenos que esperam dias pelo sim do dono geram boa parte das ligações que você recebe. Combinem:

• Um limite de gasto por reparo, abaixo do qual você pode agir sem perguntar, por exemplo R$ 500 (valor de exemplo; definam um que faça sentido para o imóvel).
• O que acontece acima desse limite: quantos orçamentos o proprietário quer ver, como você envia e em quanto tempo ele responde.
• O que conta como urgência (um cano estourado, vazamento de gás, uma fechadura que não fecha) e o que você pode fazer antes de falar com o dono.
• Um fundo para reparos que o proprietário deixa com você, se houver, e quando ele é reposto.

O nosso guia sobre limite de gastos com reparos mostra como definir o valor e traz um exemplo de cláusula para adaptar.

Se você compara orçamentos para o proprietário, nosso guia para comparar orçamentos de reparo mostra um jeito simples de apresentá-los.

Dinheiro: aluguel, caução e repasse

• Onde o aluguel é recebido e em qual conta fica até chegar ao proprietário.
• O dia do mês do repasse ao dono e o que você pode descontar antes (sua taxa, reparos, contas).
• Quem guarda a caução, em qual conta, e o que acontece com ela se o contrato de administração terminar com o inquilino ainda morando no imóvel.

Prestação de contas e comunicação

• O que o proprietário recebe todo mês e em que dia: aluguel, despesas, sua taxa, o repasse e os reparos em aberto. Nosso guia de prestação de contas ao proprietário mostra o que incluir.
• O informe anual de rendimentos para o imposto de renda do dono, se você fornece.
• Quais notícias não podem esperar a prestação de contas (um aviso de saída do inquilino, um aluguel que não caiu, um dano) e como você vai avisar.
• Como o proprietário fala com você e em quanto tempo você responde em dias úteis.

Obrigações, seguros e responsabilidade

• O que continua com o proprietário: o seguro do imóvel, o IPTU se não for repassado ao inquilino, o custeio dos reparos.
• Os seguros que cada parte mantém.
• Pelo que cada lado responde se algo der errado, em linguagem clara e revisado por um advogado.

Rescisão

• Com quanto tempo de aviso cada parte pode encerrar o contrato e se há multa por encerrar antes.
• O que você entrega: chaves, contratos de locação, caução, comprovantes, reparos em aberto e os contatos dos inquilinos.
• Em quantos dias você entrega chaves e documentos, transfere o dinheiro do proprietário que ainda estiver com você e envia a última prestação de contas. A lei local pode fixar alguns desses prazos.
• Por quanto tempo você guarda cópias dos registros e o que entra na última prestação de contas.

Para calcular a taxa a partir das suas horas e dos seus custos, veja nosso guia sobre quanto cobrar para administrar imóveis.

O que combinar antes de assinar

Alguns assuntos dão problema porque os dois lados acham que são óbvios. Pergunte em voz alta:

1. Você pode assinar um contrato de locação ou uma renovação em nome do proprietário, ou o dono assina cada um?
2. Você escolhe os prestadores, ou o proprietário tem gente de confiança que quer que você chame primeiro?
3. Quem decide o reajuste na renovação?
4. Numa urgência, o proprietário prefere ligação, mensagem ou e-mail?
5. Se o dono mora em outra cidade ou fora do país, quem aprova reparos quando você não consegue falar com ele?

Escreva as respostas no contrato ou num anexo, para que alguém novo na sua equipe também as encontre.

Como usar o contrato depois de assinado

Quando surgir uma dúvida, os dois devem conseguir abrir o contrato em um minuto:

• Guarde-o com os documentos do imóvel, junto do contrato de locação e dos laudos de vistoria, onde você e o proprietário possam abrir.
• Deixe os números principais à vista: o limite de gastos, o dia do repasse, a data da prestação de contas, o prazo de aviso.
• Registre as mudanças. Siga os passos de alteração previstos no contrato e a forma que a lei local exigir. Se o proprietário aumentar o limite de gastos por WhatsApp, assinem um aditivo curto na hora. Se esperar a renovação, o limite assinado e o que você usa ficam diferentes por meses.
• Revise uma vez por ano, junto com a taxa e os serviços.

Depois de assinado, reúna as chaves, os contatos e os documentos com o nosso checklist para assumir a administração de um imóvel.

Como o RentalThread vai ajudar

Com o RentalThread, cada imóvel vai ter os aluguéis, as despesas e os reparos em um só lugar, e a IA vai ler contratos de locação e notas fiscais para tirar datas e valores, que você vai conferir e corrigir antes de usar. Quando um reparo passar do limite de gastos combinado, o proprietário vai aprovar no fio desse reparo, com fotos e orçamentos, e a aprovação e o custo ficam junto do serviço.

A IA também vai redigir os resumos de cada imóvel e os avisos ao proprietário que o contrato promete, e você revisa e edita cada rascunho antes de enviar. Veja o que estamos planejando para administradores de imóveis.