Limite de gastos com reparos: o que combinar com o dono

O limite de gastos com reparos é o valor que a imobiliária ou o administrador do imóvel pode gastar em um conserto sem pedir autorização ao proprietário. Sem esse limite, cada torneira pingando e cada fechadura emperrada fica esperando uma resposta. Com um limite claro, os reparos pequenos são resolvidos no mesmo dia e o proprietário só decide o que realmente precisa do aval dele.

Este guia é para quem administra imóveis de um ou vários proprietários e cuida dos consertos. Ele mostra o que combinar, como escolher o valor, o que fazer em uma urgência e como pedir autorização quando o serviço passa do limite.

Por que o limite de gastos importa

Se o limite é baixo demais ou não existe, o inquilino espera o conserto, o prestador espera a liberação e você passa a semana cobrando o proprietário. Se ele é alto demais ou vago, o proprietário pode receber uma cobrança que não esperava e deixar de confiar na sua prestação de contas.

Muitas discussões sobre o custo de um reparo começam com uma pergunta que ninguém respondeu por escrito: "Quem autorizou esse gasto?". Um limite por escrito responde antes de o serviço acontecer.

Por que os reparos pequenos ficam parados

O inquilino avisa que o exaustor do banheiro parou. O prestador consegue resolver nesta semana por um valor baixo. Você manda mensagem para o proprietário, que está no trabalho, depois viajando, depois esquece. Três dias depois você manda um lembrete. Enquanto isso, o inquilino toma banho sem ventilação.

Com vários proprietários, acontece a mesma coisa várias vezes. Cada um tem a sua ideia do que é "pequeno", e essa ideia muitas vezes só existe na sua memória ou em um e-mail antigo. Quando alguém novo entra na equipe, não sabe disso, então pergunta tudo ao proprietário, ou nada.

O que combinar com o proprietário

Coloque estes pontos no contrato de administração ou em um aditivo assinado. As regras desse contrato variam de um país para outro; no Brasil, a relação entre proprietário e imobiliária costuma ser tratada como mandato, regido pelo Código Civil. Peça a um advogado que conheça a lei do local do imóvel para revisar a redação final.

O valor e o que ele inclui

Combinem um teto por serviço, com material, mão de obra, visita e impostos incluídos. Deixe claro se o limite vale por serviço, por mês ou os dois. Um teto mensal evita que muitos reparos pequenos somem um total alto que o proprietário não esperava.

Escrevam o que conta como um único serviço. Um vazamento embaixo da pia e o fundo do armário que estragou com a água são o mesmo serviço, então não viram duas notas para ficar abaixo do limite. Se você se compromete a não dividir serviços, o proprietário confia mais no limite.

O que o limite cobre

Em geral, o limite cobre os reparos de rotina que mantêm o imóvel funcionando: uma torneira, uma fechadura, uma luminária, um ralo entupido. Fica mais claro listar o que ele não cobre, mesmo quando o valor é baixo:

• Troca de aparelhos ou instalações, como o aquecedor ou o ar-condicionado
• Melhorias, como piso novo ou pintura em outra cor
• Serviços que precisam de licença ou autorização do condomínio ou da prefeitura
• Reparos que o inquilino pode ter que pagar pelo contrato de aluguel

Se o custo puder ficar com o inquilino, combine com o proprietário como vocês vão resolver quem paga. Isso pode levar semanas, então não segure nesse meio-tempo um reparo urgente ou obrigatório por lei.

A manutenção periódica que o proprietário já aprovou, como a revisão anual do aquecedor ou a limpeza da caixa d'água, pode ter um orçamento próprio, para não consumir o limite de reparos.

Urgências

Combinem o que você pode fazer quando há risco para as pessoas ou para o imóvel e o proprietário não atende: cheiro de gás, um cano estourado, uma porta que não tranca. O mais comum é poder autorizar o serviço necessário para deixar o imóvel seguro, mesmo acima do limite, e avisar o proprietário assim que possível. O reparo completo segue depois as regras normais.

Cheiro de gás, fogo ou qualquer perigo imediato para as pessoas vem antes de qualquer autorização: todo mundo sai e liga para os bombeiros (193) ou para a distribuidora de gás de fora do imóvel, e você avisa o proprietário depois. A autorização dele vale para o reparo que vem em seguida.

Definam o que conta como urgência, como você vai tentar falar com o proprietário (ligação e depois mensagem) e por quanto tempo vai tentar antes de agir. Nosso guia sobre reparo urgente em imóvel alugado mostra o que fazer nas primeiras horas.

Acima do limite: como você vai pedir autorização

Para serviços acima do limite, combinem o que o proprietário vai receber e em quanto tempo vai responder:

1. Uma descrição curta do problema, com as fotos do inquilino
2. Um orçamento, ou dois ou três para serviços maiores (combinem a partir de que valor é preciso um segundo)
3. A sua recomendação e o prazo para a resposta
4. O que acontece se ele não responder no prazo

Cuidado com o último ponto. O silêncio só vale como autorização se o proprietário concordou com isso por escrito. Se não, você não tem autorização até o proprietário responder. Ligue para ele e depois para o contato reserva que ele indicou no contrato, como um coproprietário ou um parente. Se ninguém atender, o serviço espera, a não ser que seja uma urgência (siga as regras acima) ou que a lei do local fixe um prazo para esse reparo. Nosso guia para comparar e aprovar orçamentos de reparo mostra como apresentar os orçamentos para o proprietário decidir em minutos.

Serviço extra encontrado no meio do caminho

É comum o prestador encontrar mais coisa ao abrir uma parede ou um armário. Combinem que ele para, manda uma foto e um preço, e espera. Se o novo total passar do limite, o serviço volta para o proprietário, mesmo que a primeira parte estivesse abaixo.

Prestação de contas

Todo reparo que você autorizar sozinho deve aparecer na próxima prestação de contas ao proprietário, com a nota ou o recibo e uma foto do serviço pronto. Se o proprietário vê cada um, fica mais fácil ele aumentar o limite depois, e mais difícil questioná-lo.

Como definir o limite de gastos com reparos

Não existe um número padrão. Os limites variam muito entre imobiliárias, cidades e imóveis. Veja com cada proprietário:

• A idade e o estado do imóvel. Um prédio antigo precisa de mais reparos pequenos.
• Os preços da região. Quanto um encanador cobra pela visita onde fica o imóvel.
• A reserva do proprietário. Se há dinheiro separado para reparos, e quanto.
• A rapidez dele para responder. Um proprietário que responde em uma hora pode aceitar um limite menor que outro que viaja muito.
• Os reparos do último ano. Quais esperaram autorização e quanto custaram.

Comece com um valor que cubra a maioria dos serviços de rotina que você já viu naquele imóvel e revise depois de alguns meses. Algumas imobiliárias definem um limite diferente para cada imóvel do mesmo proprietário.

Exemplo de cláusula de autorização

Use como ponto de partida para conversar com o proprietário, não como texto jurídico. Os valores são só um exemplo:

A Administradora poderá autorizar reparos e manutenção de até R$ 500 por serviço, incluídos material, mão de obra, visitas e impostos, e de até R$ 1.000 por mês por imóvel, sem autorização prévia do Proprietário. A Administradora não dividirá um serviço para ficar abaixo desses valores. A troca de aparelhos ou instalações, as melhorias e os serviços que exigem licença dependem de autorização por escrito do Proprietário, em qualquer valor. Acima desses valores, a Administradora enviará uma descrição, fotos, pelo menos um orçamento e uma recomendação, e aguardará a autorização por escrito do Proprietário. Em uma urgência que coloque em risco as pessoas ou o imóvel, se não for possível falar com o Proprietário, a Administradora poderá autorizar o serviço necessário para deixar o imóvel seguro e o informará o quanto antes. Todo reparo autorizado pela Administradora constará da prestação de contas seguinte, com o comprovante.

Antes de assinar, peça a revisão do contrato conforme a lei do local do imóvel.

Como o RentalThread vai facilitar

Com o RentalThread, cada reparo vai ter o seu próprio fio: o pedido do inquilino com fotos ou vídeo, o orçamento do prestador, a aprovação, o serviço pronto e o pagamento. Quando um serviço precisar do proprietário, ele vai ver as fotos e o orçamento juntos e aprovar no fio, e a autorização fica por escrito desde o início.

Você vai acompanhar os reparos de todos os seus proprietários em um só lugar, e a IA vai redigir os pedidos de autorização e as atualizações para você revisar antes de enviar. Veja o que está planejado para administradores.