Como comparar e aprovar orçamentos de reparo no imóvel

Cada dia que um orçamento espera a sua aprovação, o vazamento continua pingando e o inquilino continua esperando. Se você aprova rápido demais, pode pagar por um serviço desnecessário, ou por um conserto que volta a dar problema em um mês. Para comparar orçamentos de reparo e aprovar rápido, você precisa de duas coisas: orçamentos que dê para avaliar e algumas regras decididas antes.

Este guia é para proprietários que aprovam os reparos dos seus imóveis alugados, seja com os orçamentos chegando pela imobiliária ou direto dos prestadores.

Por que aprovar um orçamento demora tanto

O orçamento chega como foto de um bilhete escrito à mão: "Consertar vazamento embaixo da pia, R$ 450". Não tem foto do vazamento, nem lista de peças, nem data de início. Você não sabe se é um preço justo por uma vedação ou por um sifão novo, então liga para o encanador. Ele está em outro serviço e retorna no dia seguinte.

Se você pede um segundo orçamento, o segundo prestador precisa de outra visita, e o inquilino tem que estar em casa de novo. Uma semana depois você tem dois valores para dois serviços diferentes, e a torneira continua pingando.

Quase toda essa demora vem da informação que falta. Quando o orçamento mostra o problema e o serviço, você decide em minutos.

O que um bom orçamento de reparo traz

Peça a cada prestador os mesmos dados, por escrito. Uma mensagem de WhatsApp ou um e-mail servem, desde que tragam:

• O problema, com fotos: o que ele encontrou e onde. Uma foto do dano e outra da área em volta.
• O serviço: o que ele vai fazer, passo a passo, e o que não está incluído ("trocar o reparo da torneira; a torneira fica").
• Material e mão de obra separados: cada peça com marca ou modelo, e quem compra.
• Outras cobranças: a taxa de visita ou diagnóstico e se ela é descontada quando você aprova o serviço, além de deslocamento, retirada de entulho ou licenças, quando houver.
• O valor total, com impostos e taxas incluídos, e se é preço fechado ou pode mudar depois de abrir e avaliar.
• Prazos: quando pode começar e quanto tempo leva.
• Garantia: por quanto tempo cobre mão de obra e peças, e o que cobre.
• Validade do orçamento e forma de pagamento: quando você paga e se ele pede sinal.
• O que acontece se ele encontrar mais coisa: ele para, manda foto e preço, e espera a sua aprovação.
• Nota fiscal ou recibo: combine antes qual dos dois você vai receber.

Para serviços de gás, elétrica ou estrutura, pergunte também se o trabalho exige profissional habilitado ou autorização onde fica o imóvel. As regras mudam de cidade para cidade. Não fique só com a palavra do prestador: confira o registro no órgão que o emite e peça comprovante de seguro, como recomenda a Comissão Federal de Comércio dos Estados Unidos ao contratar reparos.

Peça os orçamentos sempre do mesmo jeito

Orçamentos são mais fáceis de comparar quando todos os prestadores respondem ao mesmo pedido. Mande a cada um a mesma descrição, as fotos do inquilino e os horários em que dá para entrar no imóvel. Se uma imobiliária administra o imóvel, peça que ela encaminhe os orçamentos nesse formato.

Uma mensagem curta funciona bem:

Oi, Carlos. A torneira da cozinha do apto 4B, na rua dos Ipês, pinga mesmo bem fechada. Mando fotos. Pode me passar um orçamento com material e mão de obra separados, a data mais próxima para começar e a sua garantia? O inquilino está em casa nos dias úteis depois das 17h.

Se o problema é difícil de avaliar por foto, conte com uma visita antes do preço. Um prestador que orça um vazamento escondido sem olhar pode estar chutando.

Se você trabalha sempre com os mesmos profissionais, pode compartilhar o nosso guia para receber mais rápido como prestador de serviço: ele mostra quais dados eles precisam de você antes da visita, o que agiliza os orçamentos.

Decida quando precisa de mais de um orçamento

Pedir três orçamentos para cada reparo travaria tudo. Defina uma regra simples e deixe por escrito, para a imobiliária ou os seus prestadores também saberem:

• Emergências primeiro. Se há risco para as pessoas ou para o imóvel, como cheiro de gás, um cano estourado ou um vazamento grande, aja na hora e aprove o que deixa tudo seguro (fechar o registro, um reparo provisório). Os orçamentos ficam para depois, para o conserto completo.
• Serviços pequenos e de rotina de um prestador de confiança: você aprova o orçamento direto, até um valor que você escolhe.
• Serviços maiores, acima desse valor: você pede um segundo orçamento, ou um terceiro para obras grandes como impermeabilização ou troca do aquecedor.

Se uma imobiliária administra o imóvel, combinem por escrito quais reparos ela pode aprovar sozinha e o valor máximo por reparo, com impostos e taxas incluídos. Definam quando ela precisa da sua aprovação, inclusive se um serviço extra passar do limite, e o que fazer numa emergência se não conseguir falar com você. Assim os reparos pequenos andam sem ligação, e só chegam até você as decisões que são suas. O nosso guia sobre limite de gastos com reparos mostra o que colocar nesse acordo.

Para essa regra funcionar, você precisa de uma lista curta de prestadores de confiança. O nosso guia sobre como encontrar um encanador de confiança e outros prestadores mostra como montar a sua.

Como comparar orçamentos de reparo lado a lado

Antes de olhar os totais, confira se os orçamentos descrevem o mesmo serviço. Um prestador pode trocar só o reparo e outro a torneira inteira, e o total não mostra isso. Coloque um ao lado do outro:

Alguns sinais merecem uma pergunta antes de aprovar:

• Um orçamento está muito abaixo dos outros. Ele pode deixar parte do serviço de fora ou usar peças mais baratas.
• A descrição é vaga ("conserto hidráulico") e traz um único total.
• Pedem um sinal alto antes de começar.
• Pressionam você a decidir na hora por um serviço que não é urgente.

O menor total é uma boa escolha quando batem o serviço, o material, a garantia, o prazo de início e as condições de pagamento, e o prestador tem o registro e o seguro que o serviço exige. Quando não batem, compare o que você recebe pelo valor.

Aprove por escrito e feche o ciclo

Responda por escrito com o que você aprova: o serviço, o valor total e a data. "Aprovado: trocar o reparo da torneira da cozinha do apto 4B por R$ 180 no total, com material e mão de obra incluídos, quinta de manhã. Se encontrar mais alguma coisa, me mande foto e preço antes de fazer." Essa mensagem evita dúvidas depois, para você, o prestador e o inquilino. (Os valores deste guia são apenas exemplos.)

Em serviços maiores, essa mensagem não substitui um contrato. Se o tamanho do serviço ou as regras locais pedirem, assine um contrato antes de começar.

Confirme a visita com o inquilino: o dia, a faixa de horário e como o prestador vai entrar, com o aviso que o contrato e as regras locais exigem. Depois do serviço, compare a nota ou o recibo com o orçamento, peça uma foto do serviço pronto e guarde o orçamento, a aprovação e o comprovante junto com o histórico de reparos do imóvel. O nosso guia sobre como organizar a manutenção do imóvel alugado cobre o processo todo, e o de controle de aluguel e despesas mostra onde o custo entra nas suas contas.

Como o RentalThread vai facilitar

Com o RentalThread, os prestadores vão enviar orçamentos com fotos, detalhes e horários de visita dentro do fio de cada reparo. Você vai ver juntos o relato do inquilino, as fotos e o orçamento, e aprovar ali mesmo, então a sua aprovação fica por escrito desde o início. O inquilino vai ver quem vem e quando, e o prestador pode registrar o andamento e o serviço pronto no mesmo fio.

O orçamento, a sua aprovação, a nota e o pagamento vão ficar juntos nesse fio, e o custo final vai ser registrado no imóvel, ao lado do aluguel e das despesas. A IA vai ler as notas fiscais e extrair os valores, e você revisa antes de salvar.

Veja o que planejamos para proprietários.