Como receber mais rápido como prestador de serviço

Para receber mais rápido como prestador de serviço de manutenção em imóveis alugados, arrume o que acontece antes da cobrança. O atraso pode começar bem antes no serviço: um serviço que ninguém descreveu direito, uma aprovação dada por telefone ou uma cobrança enviada para quem não pode aprovar.

Este guia é para encanadores, eletricistas, técnicos de ar-condicionado e outros profissionais de manutenção que atendem imóveis alugados para proprietários e administradoras. Ele mostra o que perguntar antes da visita, como montar um orçamento que é aprovado rápido, o que fazer com serviço extra, como fechar o serviço e como acompanhar uma cobrança em aberto.

Por que serviços em imóveis alugados demoram para pagar

Em um imóvel alugado você quase nunca fala com uma pessoa só. O inquilino abre a porta e conta o problema. O proprietário ou a administradora aprova o valor. Às vezes a administradora aprova e o proprietário paga, semanas depois, quando confere uma cobrança de um serviço que nunca viu.

Cada troca de mãos é um ponto onde o serviço pode travar:

• O pedido chega como "a pia está vazando", sem foto, sem número do apartamento e sem saber quem abre, então a primeira visita é para olhar e não para consertar.
• O orçamento vai por mensagem e o "pode fazer" vem de alguém que não pode aprovar aquele valor.
• O serviço extra que você encontrou no local recebe um "ok" de boca que ninguém lembra quando chega a cobrança.
• A cobrança chega ao proprietário sem fotos nem referência ao que foi aprovado, e fica na pilha para conferir depois.

Peça os dados do serviço antes de ir

Um pedido claro poupa uma viagem e começa o registro do serviço. Antes de agendar a visita, peça:

• o endereço e o apartamento, e quem vai abrir;
• fotos ou um vídeo curto do problema;
• quem está contratando você, e quem pode aprovar o serviço e as mudanças (muitas administradoras podem aprovar até um limite definido pelo proprietário);
• quem pode autorizar um serviço de emergência se surgir algo urgente, e até que valor;
• quem é responsável pelo pagamento e para onde vai a cobrança.

Faça as três últimas mesmo que pareçam chatas. Em um imóvel alugado, quem contrata, quem aprova e quem paga podem ser três pessoas diferentes.

Se você chegar e ninguém abrir a porta, nosso guia sobre inquilino ausente na visita de conserto explica o que fazer na porta e qual relato enviar.

Mande um orçamento fácil de aprovar

Os proprietários aprovam mais rápido quando conseguem ler o orçamento em um minuto. Inclua:

• o que você vai fazer, em palavras simples, e o que não está incluído;
• mão de obra e material em linhas separadas, e o total, com impostos ou taxas incluídos;
• quando você pode fazer e quanto tempo leva;
• até quando o valor vale;
• suas condições de pagamento: o vencimento, as formas de pagamento (Pix, transferência, boleto) e se você pede sinal ou pagamento por etapas (alguns profissionais pedem sinal em serviços maiores ou para peças que precisam encomendar);
• como o serviço extra será tratado: você pergunta antes de fazer, salvo emergências conforme o combinado acima.

Mande por escrito para quem aprova, com as fotos. Antes de começar, deixe combinadas por escrito as condições de pagamento e a forma de acesso, nem que seja em uma mensagem curta. Quando houver duas opções razoáveis, como consertar ou trocar a peça, faça o preço das duas. O proprietário escolhe uma e você evita uma segunda rodada.

O nosso guia sobre como fazer orçamento de serviço de manutenção traz um modelo para copiar e um exemplo preenchido. O guia para proprietários sobre como comparar orçamentos de reparo mostra o que eles olham, e isso ajuda na hora de montar o seu.

Se você não tem certeza de quanto cobrar, o nosso guia sobre quanto cobrar por serviço de manutenção ajuda a montar uma tabela de preços a partir do seu custo real por hora.

Tenha a aprovação por escrito, inclusive das mudanças

Uma aprovação por escrito resolve dúvidas depois, para você e para o proprietário. Uma mensagem como "Aprovado: trocar o sifão e a vedação da pia, R$ 180, quinta de manhã" (o valor é um exemplo) deixa um registro escrito da aprovação. Ela não substitui um contrato quando um é exigido: as regras sobre contrato por escrito variam conforme o lugar e o tamanho do serviço, então confira as que valem para você. Se combinaram por telefone, mande depois uma mensagem curta confirmando o que ficou acertado.

Se encontrar mais serviço no local, pergunte antes de fazer e peça a resposta por escrito. Para emergências, siga o que foi combinado antes da visita: quem pode autorizar serviço urgente e até que valor. Se algo não pode esperar, como um vazamento ativo ou um risco de segurança, faça só o necessário para deixar seguro e mande fotos e uma nota na hora. Coloque o serviço de emergência e cada mudança aprovada em linhas separadas, para a aprovação original continuar clara. Serviço extra de rotina que ninguém aprovou não entra na cobrança.

Feche o serviço com provas

Ao terminar, mande no mesmo dia uma nota curta de fechamento:

• fotos de antes e depois;
• o que você fez e as peças que usou;
• o que o proprietário deve acompanhar ou planejar, como uma peça perto do fim da vida útil ou outro problema que você notou;
• a cobrança, batendo linha por linha com o orçamento aprovado, com as mudanças aprovadas e o serviço de emergência em linhas separadas.

Com fotos e linhas que batem com o aprovado, quem paga consegue conferir a cobrança com o serviço autorizado. Mande para essa pessoa, com cópia para a administradora se foi ela quem aprovou. Se você emite nota fiscal, confira com o seu contador quais dados do cliente precisa antes de emitir.

O nosso guia sobre o relatório fotográfico de manutenção mostra quais fotos tirar e como enviar. Para pedir uma avaliação ao proprietário e ao inquilino quando fechar o serviço, veja como conseguir avaliações no Google.

Acompanhe as cobranças em aberto com uma rotina

Defina uma vez os seus passos de cobrança e use em toda cobrança:

1. No dia do vencimento, mande um lembrete curto com a cobrança de novo.
2. Alguns dias depois, ligue ou mande mensagem para quem aprova os pagamentos e pergunte se falta alguma coisa.
3. Se continuar em aberto, mande um aviso firme por escrito com o valor, o vencimento e o serviço feito.

Guarde cada mensagem junto com o serviço, para mostrar todo o histórico se precisar. As regras de cobrança formal dependem do seu estado e do valor; um advogado ou o Juizado Especial Cível da sua cidade pode dizer o que se aplica.

Como o RentalThread vai facilitar

Com o RentalThread, proprietários e administradoras vão mandar os serviços com as fotos, o endereço, o apartamento e os detalhes em um só lugar. Você vai mandar o orçamento e combinar o horário da visita no mesmo fio, então a aprovação fica registrada junto com o serviço.

Durante o trabalho, você vai publicar ali mesmo o andamento e as fotos, e vai poder acompanhar se cada serviço já foi pago. O inquilino, a administradora e o proprietário vão seguir o mesmo fio, então ninguém vai precisar reenviar suas fotos nem redigitar o seu orçamento.

Veja o que planejamos para profissionais de manutenção.