Modelo de ordem de serviço de manutenção para imóveis

Um modelo de ordem de serviço de manutenção dá a cada serviço em imóvel alugado o mesmo ponto de partida: aonde ir, quem abre a porta, qual é o problema e quem aprovou o serviço. Sem ele, chega um "a pia do 4B está vazando" no WhatsApp e você descobre o resto na porta. Em imóvel alugado, uma informação que falta pode virar uma segunda viagem e a dúvida sobre quem paga por ela.

Este guia é para encanadores, eletricistas, técnicos de ar-condicionado e outros profissionais de manutenção que recebem serviços de proprietários e imobiliárias.

Para que serve uma ordem de serviço em imóvel alugado

Em um imóvel alugado, três ou quatro pessoas mexem no mesmo serviço. O proprietário ou a imobiliária contrata você, o inquilino relatou o problema e abre a porta, e às vezes outra pessoa paga a cobrança. Com a ordem de serviço (OS), você junta o que cada um sabe em uma folha antes de sair.

Você também vai precisar dela depois. Se o proprietário perguntar o que você fez, ou o inquilino disser que o vazamento voltou, você mostra o que foi relatado, o que encontrou, o que fez e quem conferiu.

Por que os serviços chegam com metade das informações

Quase todo serviço em imóvel alugado chega de segunda mão, por uma mensagem do inquilino, uma ligação da imobiliária ou um print encaminhado. O que costuma faltar:

• Número do apartamento e dados de acesso. Você tem o endereço do prédio, mas não o apto, a liberação na portaria nem quem está com a chave.
• Um problema vago. "O aquecedor está fazendo barulho", sem foto, sem modelo e sem saber desde quando.
• Ninguém no local para falar. Você tem o celular da imobiliária, não o do inquilino, e não consegue ligar da porta.
• Ninguém disse quem aprova. Você encontra um segundo problema e não sabe se a imobiliária pode autorizar ou se precisa esperar o proprietário.
• Sem prioridade. Um pinga-pinga e água descendo do teto chegam com o mesmo "quando você pode ir?".

Cada brecha custa uma ligação ou mais uma viagem.

O que pedir antes da visita

Peça estas informações a quem contrata você antes de agendar:

• Endereço do imóvel, bloco e número do apartamento
• Quem abre a porta, o celular e um plano B (vizinho, zelador, chave na portaria)
• Liberação na portaria, vaga ou estacionamento, horário do condomínio para obras, animais no apto
• O que o inquilino relatou, com as palavras dele, e desde quando acontece
• Fotos ou um vídeo curto do problema, mais uma foto de longe que mostre onde fica
• Marca, modelo ou etiqueta da peça ou do aparelho, se alguém conseguir ver
• Qual é a urgência: emergência, esta semana ou uma data boa para todos
• Quem aprova o serviço e até que valor sem consultar o proprietário
• Quem paga e para quem vai a cobrança
• Se o inquilino já foi avisado da visita e do horário

Em geral o inquilino precisa ser avisado antes da entrada, e as regras de aviso, horário e emergência mudam conforme o país e o contrato; no Brasil, o condomínio também pode ter horário próprio para obras. Isso é com o proprietário ou a imobiliária. Nosso guia sobre o que fazer quando o inquilino não está na visita de conserto mostra como confirmar o acesso e o que fazer na porta.

Modelo de ordem de serviço de manutenção para copiar

Copie estes campos em um documento, uma nota no celular ou no seu app de cobrança. Preencha a parte de cima quando o serviço chega e a de baixo no local:

Se o acesso, o problema ou quem aprova estiver em branco, pergunte antes de agendar.

Exemplo: uma caixa acoplada que não para de correr no apto 2C

O modelo preenchido para um serviço comum (os nomes, o endereço e o limite são só exemplos):

• OS: nº 208, 3 de novembro
• Solicitante: Mariana Lopes, da imobiliária
• Aprovação: Mariana, até R$ 500; acima disso, o proprietário
• Serviço aprovado: consertar a descarga que fica correndo e o botão que trava, R$ 280 com peças, orçamento nº 208, aprovado por Mariana no WhatsApp em 3 de novembro
• Cobrança: Imobiliária Lopes, recibo por e-mail
• Imóvel: Rua dos Cedros, 42, apto 2C
• Acesso: o inquilino, Alex, está em casa depois das 16h; plano B: seu Ramiro, o zelador. Sem animais. Liberação na portaria em nome do técnico.
• Problema relatado: "A descarga fica correndo água e o botão trava." Começou na semana passada. Duas fotos da caixa.
• Prioridade: esta semana
• Visita: quinta, das 16h às 18h; Alex confirmou
• Diagnóstico: vedante da caixa acoplada gasto e botão de acionamento travando; a boia funciona
• Serviço executado: troquei o vedante e o botão, regulei o acionamento e dei dez descargas sem vazamento
• Peças: 1 vedante universal, 1 botão de acionamento
• Tempo no local: das 16h20 às 17h05, uma pessoa
• Serviço extra: nenhum
• Fotos: antes e depois, 4 no total
• Status: concluído
• Conferido por: Alex testou a descarga, 6 de novembro

Se a descarga voltar a correr em março, Mariana abre a OS nº 208 e vê o vedante, a data e a conferência de Alex sem precisar ligar para você.

No local: o que anotar enquanto trabalha

Preencha a parte de baixo enquanto você ainda está no serviço:

• Tire primeiro a foto do antes, do mesmo ângulo que vai usar na do depois. Nosso guia sobre relatório fotográfico de manutenção mostra quais fotos tirar.
• Escreva o que encontrou em palavras simples. "Vedante gasto" diz mais ao proprietário do que "conserto no banheiro".
• Pare quando o escopo mudar. Se encontrar mais serviço, mande fotos e o valor para quem aprova e espere um sim por escrito antes de fazer. Anote quem aprovou e quando.
• Anote as peças conforme usa, com marca ou modelo, para o recibo bater.
• Anote a hora de chegada e de saída. Se você cobra por hora, esse é o seu registro; se cobra preço fechado, ajuda a orçar o próximo serviço.

Alguns serviços exigem habilitação, ART ou autorização do condomínio, principalmente os de gás, elétrica e estrutura. Confira as regras de onde fica o imóvel e anote o número do documento na OS quando houver.

Checklist: feche o serviço antes de ir embora

Passe por esta lista antes de sair do apartamento:

• O que você terminou está testado, e o que ficou pendente está anotado com o próximo passo
• As fotos do antes e do depois estão tiradas
• Peças e materiais estão na OS
• Todo serviço extra tem aprovação por escrito, com nome e data
• O local ficou limpo, e as peças velhas foram retiradas ou ficaram onde o proprietário pediu
• O inquilino ou a imobiliária conferiu o serviço e o nome está na OS, ou a conferência ficou como pendente com o nome de quem vai conferir
• O status está marcado: concluído, retorno ou aguardando peças
• Você mandou a OS para quem contratou, com as fotos

Com a OS preenchida, você copia quase todo o recibo dela.

Como o RentalThread vai facilitar

Com o RentalThread, proprietários e imobiliárias vão mandar serviços com as fotos do inquilino, a localização e as notas de acesso já anexadas, mais uma descrição curta do problema que a IA escreve a partir da mensagem do inquilino e que eles revisam e corrigem antes de enviar. Você vai conferir essa descrição com as fotos antes de orçar.

As aprovações e o serviço extra vão ficar por escrito no fio do serviço, ao lado das fotos. Entre os recursos planejados também estão check-in e check-out no local, peças e comprovantes guardados com o serviço, e áudios transformados em atualizações escritas que você revisa antes de enviar. O proprietário, a imobiliária e o inquilino vão acompanhar o mesmo serviço do pedido ao pagamento, e você não vai precisar mandar a mesma atualização três vezes. Veja tudo o que está planejado para profissionais de manutenção.