Como fazer orçamento de serviço de manutenção (com modelo)

Saber como fazer orçamento de serviço de manutenção com um modelo pronto poupa você de escrever tudo de novo a cada serviço e ajuda o proprietário a analisar o orçamento com menos perguntas. Em um imóvel alugado, quem lê o seu orçamento quase nunca viu o problema. Se o orçamento mostra o que você encontrou, o que vai fazer e quanto custa, a pessoa consegue decidir sem ligar para você.

Este guia é para encanadores, eletricistas, técnicos de ar-condicionado e outros profissionais de manutenção que atendem imóveis alugados para proprietários e administradoras. Ele mostra o que reunir antes de dar o preço, o que todo orçamento deve ter, um modelo para copiar e um exemplo de um serviço comum.

Por que o orçamento decide quando você começa

Na maioria dos serviços em imóveis alugados, o inquilino mostra o problema e outra pessoa aprova o valor: o proprietário, ou a administradora, com um limite de gasto. Essa pessoa decide com o que você manda. Um orçamento claro pode ser aprovado no mesmo dia. Um orçamento vago recebe perguntas, um segundo orçamento de outro profissional ou nenhuma resposta, enquanto o inquilino continua ligando.

O orçamento também protege você depois. Quando a cobrança chega, o proprietário compara com o que aprovou. Se os dois têm o mesmo serviço e os mesmos itens, fica mais fácil conferir o pagamento.

Por que orçamento por mensagem trava

Uma mensagem que diz "Vazamento na pia, R$ 400, posso na quinta" é rápida de mandar. O proprietário que lê fica com dúvidas:

• Não vê o problema. Os R$ 400 são por uma vedação ou por um cano de esgoto novo?
• Não diz o que inclui. Material, a visita, impostos, levar a peça velha embora?
• Chegou à pessoa errada. O inquilino ou a administradora repassa, e o proprietário lê dias depois, sem as suas fotos.
• Não há plano para surpresas. Se você abre a parede e encontra mais estrago, ninguém sabe o que acontece.

Cada dúvida vira mais uma ligação ou mensagem antes de você poder começar o serviço.

O que reunir antes de dar o preço

Sem o básico, não dá para fazer um orçamento claro. Consiga isto antes ou durante a primeira visita:

• o endereço e o apartamento, e quem abre a porta;
• o que o inquilino relatou, com as palavras dele, e desde quando acontece;
• fotos do problema e do que está em volta, mais uma foto aberta que mostre onde fica;
• o modelo ou a etiqueta do equipamento ou da peça, se der para ver;
• quem aprova o serviço, e até que valor sem consultar o proprietário;
• quem paga e para onde vai a cobrança.

Se não dá para diagnosticar sem abrir alguma coisa, diga isso e cobre o diagnóstico à parte, ou dê uma faixa de preço e explique do que depende o valor final.

Se você guardar essas respostas em uma ordem de serviço de manutenção, pode repetir o número dela no orçamento e no recibo.

Para chegar ao preço em si, o nosso guia sobre quanto cobrar por serviço de manutenção mostra como calcular o seu custo real por hora e escolher entre cobrar por hora ou um preço fechado.

O que um orçamento de serviço de manutenção deve ter

Todo orçamento que você manda, curto ou longo, deve responder às mesmas perguntas:

1. Quem e onde. Seu nome ou o da sua empresa e seus contatos, o nome do cliente, o endereço e o apartamento.
2. O problema. O que você encontrou, em palavras simples, com as fotos.
3. O serviço. O que você vai fazer, passo a passo, e o que não está incluído.
4. Material e mão de obra em linhas separadas. Cada peça com marca ou modelo e quantidade. A mão de obra por hora ou com preço fechado por tarefa.
5. Outras taxas. Visita técnica e se ela é descontada quando o serviço é aprovado, licenças, retirada de entulho, deslocamento.
6. O total, com impostos, se houver, e se é preço fechado ou pode mudar.
7. Prazo. Quando você pode começar e quanto tempo leva, incluindo a espera por peças.
8. Garantia. Por quanto tempo cobre a sua mão de obra e as peças, e o que não cobre. O nosso guia de garantia de serviço prestado traz um texto para copiar.
9. Forma de pagamento. Quando vence, como você recebe (Pix, transferência, cartão) e se pede sinal para peças que precisa encomendar.
10. Validade. A data até quando o preço vale.
11. Mudanças. O que acontece se você encontrar mais serviço: você para, manda fotos e o preço e espera a aprovação por escrito.

Alguns serviços exigem habilitação ou licença, principalmente os de gás, elétrica e estrutura, e as regras de impostos e nota fiscal variam por município e por país. Confira as regras do lugar onde fica o imóvel. Se você emite nota fiscal, confira com o seu contador quais dados do cliente precisa.

Modelo de orçamento para copiar

Copie estes campos para uma nota no celular ou o seu aplicativo de cobrança e preencha a cada serviço:

Mantenha a linha de aprovação: quando o proprietário responde por escrito com o total, a aprovação fica junto com o orçamento.

Exemplo: vazamento na pia do apartamento 42

O modelo preenchido para um serviço comum (nomes e valores são só exemplos; os valores das linhas já incluem impostos):

• Orçamento: nº 112, 26 de outubro
• De: Diego Ramos Encanador
• Para: Laura Costa (proprietária)
• Imóvel: Rua das Acácias, 18, apto. 42; o inquilino, Samuel, está em casa depois das 17h
• Problema encontrado: a porca do sifão da pia da cozinha está rachada e vaza quando a água escoa. O fundo do gabinete está úmido, mas firme (fotos 1 a 3).
• Serviço incluído: trocar o sifão e as porcas, testar com a cuba cheia, secar o gabinete e fotografar o serviço pronto.
• Não incluído: trocar o fundo do gabinete se, depois de secar, ele estiver mole.

• Tipo de preço: preço fechado para o serviço descrito; serviço extra precisa de outra aprovação por escrito
• Quando: quinta, 17h30, cerca de 1 hora
• Garantia: 1 ano na mão de obra; as peças, conforme o fabricante
• Pagamento: 15 dias depois da cobrança, por Pix ou cartão
• Validade: até 9 de novembro
• Serviço extra: se eu encontrar serviço fora do que foi orçado, mando fotos e o preço atualizado e espero a sua aprovação por escrito antes de fazer.
• Aprovação: responda "Aprovado, R$ 225" para confirmar.

Um proprietário consegue ler isso no celular e responder sem ligar para você.

Mande de um jeito que receba resposta

Um orçamento claro ainda pode ficar sem resposta se chegar à pessoa errada ou sem as fotos. Na hora de mandar:

• Mande por escrito para quem aprova, com as fotos na mesma mensagem. Se a administradora aprova até um limite, diga se o valor cabe nele.
• Ofereça duas opções quando as duas fazem sentido, como consertar ou trocar, cada uma com o seu total. O proprietário escolhe e você evita uma segunda rodada.
• Depois de uma ligação, confirme por escrito: "Como combinamos, aprovado: trocar o sifão, R$ 225 no total, quinta às 17h30."
• Faça um acompanhamento, depois de um ou dois dias, com o orçamento anexado de novo.
• Guarde o orçamento junto com o serviço, para a cobrança bater linha por linha.

Para ver o que os proprietários conferem quando recebem orçamentos, leia o nosso guia sobre como comparar e aprovar orçamentos de reparo. Quando terminar o serviço, o guia sobre como receber mais rápido como prestador de serviço mostra como fechar o serviço e acompanhar a cobrança.

Quando o serviço terminar, nosso guia sobre recibo de prestação de serviço de manutenção transforma este orçamento no recibo, linha por linha.

Como o RentalThread vai facilitar

Com o RentalThread, proprietários e administradoras vão mandar os serviços com as fotos do inquilino, o endereço, o apartamento e os detalhes em um só lugar, então você vai ter quase tudo o que precisa antes de dar o preço.

Você vai mandar o orçamento e combinar o horário da visita no fio do conserto. O proprietário vai ver o seu orçamento junto com as fotos e aprovar ali mesmo, então a aprovação fica registrada com o serviço. Durante o trabalho, você vai publicar o andamento e as fotos do serviço pronto no mesmo fio e acompanhar se o serviço já foi pago. Veja o que planejamos para profissionais de manutenção.