Recibo de prestação de serviço de manutenção: como fazer

O recibo de prestação de serviço é o último documento de um conserto e, muitas vezes, o único que quem paga lê com atenção. Se você sabe como fazer um recibo de prestação de serviço de manutenção que bate com o que foi aprovado, mostra o que você fez e diz como pagar, o proprietário ou a administradora confere e paga sem ligar antes para você.

Este guia é para encanadores, eletricistas, técnicos de ar-condicionado e outros profissionais de manutenção que atendem imóveis alugados. Ele mostra o que o recibo deve ter, um modelo para copiar, um exemplo de um serviço comum e como mandar a cobrança. Ele continua o nosso guia sobre como fazer orçamento de serviço de manutenção: o recibo funciona melhor quando repete as linhas do orçamento.

Recibo, cobrança ou nota fiscal: qual usar

O recibo comprova que o serviço foi feito e que o valor foi pago. Quem ainda não recebeu costuma mandar os mesmos dados como cobrança, com vencimento e forma de pagamento, e entregar o recibo assinado quando o pagamento cai.

O recibo não substitui a nota fiscal quando ela é exigida. Se você tem CNPJ, inclusive como MEI, o cliente pode pedir uma nota fiscal de serviço (NFS-e), e as regras de emissão e de impostos como o ISS mudam de um município para outro. Confira com o seu contador ou com a prefeitura antes de usar qualquer modelo, inclusive este. Os dados do serviço que o proprietário precisa ver são os mesmos no recibo, na cobrança e na nota.

Por que o recibo gera dúvidas

Em imóvel alugado, quem paga quase nunca é quem abriu a porta. O inquilino viu você trabalhar. O proprietário, ou a administradora com um limite de gasto, aprovou o valor dias antes e agora precisa comparar a sua cobrança com essa aprovação. Se não bate, a pessoa segura o pagamento e liga para você.

As dúvidas costumam vir de poucas falhas:

• Não bate com o orçamento. O orçamento dizia R$ 225 e a cobrança diz R$ 375, sem uma linha que explique a diferença.
• O serviço aparece em duas palavras. "Serviço hidráulico" não diz qual pia, qual apartamento nem o que foi trocado.
• Falta o imóvel. Uma administradora com muitos apartamentos não sabe a qual serviço "Rua das Acácias" se refere.
• Aparece serviço extra sem aprovação. Uma linha que ninguém lembra de ter aprovado trava a cobrança inteira.
• Não fica claro como pagar. Sem vencimento, sem chave Pix, ou a cobrança foi para o inquilino e não para quem paga.

Como fazer recibo de prestação de serviço: o que incluir

No papel, numa planilha ou num aplicativo, o recibo e a cobrança devem responder a estas perguntas:

1. O que é. "Recibo" (ou "Cobrança") no alto, um número e a data.
2. De quem é. Seu nome ou empresa, celular, e-mail e CPF ou CNPJ.
3. Quem paga. O nome do proprietário ou da empresa que paga, e o da administradora se foi ela que aprovou.
4. Onde o serviço foi feito. O endereço e o número do apartamento.
5. O orçamento ao qual se refere. O número e a data em que foi aprovado.
6. O serviço feito. O que você fez, em palavras simples, e a data da visita.
7. Material e mão de obra em linhas separadas. Cada peça com quantidade e valor; a mão de obra por hora ou o preço fechado do orçamento.
8. Mudanças aprovadas em linha própria. O serviço extra, com quem aprovou e quando.
9. Outros valores e sinal. Visita, retirada de entulho e qualquer sinal já pago, descontado do total.
10. O valor total, por extenso no recibo, além do número.
11. Pagamento. Vencimento, formas de pagamento e os dados que quem paga precisa, como a chave Pix.
12. Garantia. Por quanto tempo a mão de obra e as peças estão cobertas, com as mesmas palavras do orçamento. O nosso guia de garantia de serviço prestado explica o que incluir.

No recibo, acrescente a frase de quitação ("Recebi de... a quantia de...") e a sua assinatura.

Modelo de recibo para copiar

Copie estes campos num documento, numa planilha ou no seu aplicativo e preencha a cada serviço:

Use os mesmos nomes de linha do orçamento. Assim o proprietário compara o orçamento e a cobrança linha por linha.

Exemplo: a pia do apartamento 42

Esta cobrança fecha o serviço do exemplo do nosso orçamento. Nomes e valores são só exemplos, os valores das linhas já incluem impostos e os dados entre colchetes você preenche com os seus:

• Cobrança: nº 112, 30 de outubro
• De: Diego Ramos Encanador
• Cobrar de: Laura Costa (proprietária)
• Imóvel: Rua das Acácias, 18, apto. 42
• Orçamento: nº 112, aprovado em 27 de outubro
• Data do serviço: 30 de outubro
• Serviço feito: troquei o sifão e as porcas, testei com a cuba cheia e sequei o gabinete. No teste, o registro de água fria embaixo da pia estava vazando pela haste; troquei depois da aprovação.

• Mudança aprovada: Laura Costa aprovou por escrito a troca do registro em 30 de outubro, às 17h50, depois de ver fotos e o valor
• Vencimento: 14 de novembro, 15 dias depois da cobrança
• Como pagar: Pix na chave [sua chave Pix] ou cartão pelo [seu link de pagamento]
• Garantia: 1 ano na mão de obra; as peças, conforme o fabricante
• Anexos: orçamento 112, a aprovação por escrito do registro, fotos de antes e depois

A proprietária consegue comparar as duas primeiras linhas com os R$ 225 que aprovou, e as duas seguintes com a mudança que aprovou na hora. Quando o Pix cair, o mesmo documento vira o recibo: troque "Cobrança" por "Recibo", acrescente a quitação e assine.

Como mandar para receber

Você pode fazer uma cobrança clara e mesmo assim esperar semanas se mandar para a pessoa errada. Na hora de mandar:

• Mande no mesmo dia em que terminar, com o serviço fresco na cabeça de todos.
• Mande para quem paga, com cópia para a administradora se foi ela que aprovou. O inquilino só precisa dela se for quem paga.
• Anexe as fotos e o orçamento aprovado na mesma mensagem, para ninguém ter que procurar.
• Um arquivo por serviço, com o número e o endereço no nome, como "Cobranca-112-Acacias-18-apto-42.pdf".
• Guarde uma cópia junto com o serviço, com o orçamento, as aprovações e o recibo assinado.

Se o vencimento passar, o nosso guia sobre como receber mais rápido como prestador de serviço mostra uma rotina para acompanhar cobranças em aberto.

Como o RentalThread vai facilitar

Com o RentalThread, cada serviço vai ter o seu próprio fio com as fotos do inquilino, o endereço e o apartamento. Você vai mandar o orçamento ali, e o proprietário ou a administradora vai aprovar no mesmo lugar, então a aprovação e as mudanças aprovadas ficam registradas com o serviço.

Durante o trabalho, você vai publicar o andamento e as fotos do serviço pronto nesse fio. Na hora de cobrar, o orçamento, as aprovações e as fotos já vão estar em um só lugar, e você vai poder acompanhar se o serviço já foi pago. Veja o que planejamos para profissionais de manutenção.