Como cobrar aluguel atrasado com firmeza e respeito

Para cobrar aluguel atrasado sem brigar com o inquilino, escreva cedo, diga exatamente quanto está em aberto e siga sempre os mesmos passos. Se você espera, calcula o valor de cabeça ou deixa a irritação aparecer na mensagem, um atraso de poucos dias pode virar um conflito que custa mais que um aluguel e encerra uma locação que ia bem.

Aqui você vê o que conferir primeiro, quando escrever, o que dizer em cada etapa e como manter o registro do que está em aberto. O guia é para proprietários que cobram o aluguel por conta própria, e as mesmas etapas servem para um administrador que cobra por um proprietário.

Por que é tão difícil cobrar o aluguel

Pedir a alguém o dinheiro que ele deve é desconfortável, ainda mais quando você se dá bem com o inquilino. A primeira mensagem fica para depois, aí sai com pressa e soa desculpada demais ou mais dura do que você queria.

Os registros não ajudam. O Pix pode estar na sua conta em nome de outra pessoa. Um pagamento parcial do mês passado talvez ainda esteja em aberto. O contrato fala de multa por atraso, mas você teria que achar o PDF para saber quanto. E, se você administra para um proprietário, ele pergunta o que aconteceu antes de você saber.

Antes de escrever: confira o contrato e os seus registros

Reserve cinco minutos para conferir isto antes da primeira mensagem:

• Confirme que o pagamento não entrou mesmo. Olhe todas as contas onde o aluguel pode cair e procure pagamentos em outro nome, como o de um colega de apartamento ou de um parente.
• Leia o contrato. Procure a data de vencimento, a multa por atraso, os juros e como os avisos devem ser feitos (mensagem, e-mail, carta, um endereço específico).
• Calcule o saldo exato. O aluguel do mês, qualquer saldo de meses anteriores e os encargos que o contrato prevê. Escreva tudo discriminado, não só o total.
• Confira as regras. No Brasil, a locação residencial segue a Lei do Inquilinato (Lei 8.245/1991). Se o contrato não fixa uma data, o aluguel vence até o sexto dia útil do mês seguinte ao vencido (art. 23, I). A falta de pagamento permite desfazer a locação (art. 9º, III) e pedir o despejo na Justiça (arts. 59 e 62). Confirme os detalhes com um advogado antes de qualquer passo formal.

Como cobrar aluguel atrasado, passo a passo

Defina as etapas uma vez e use com todos os inquilinos, assim você não precisa pensar no que dizer cada vez que alguém atrasa. Ajuste os prazos ao seu contrato.

Etapa 1: o dia seguinte ao vencimento

Mande uma mensagem curta e cordial por escrito. Muitas vezes o motivo é simples, como um salário que caiu mais tarde ou um Pix que não foi. Faça uma pergunta e dê ao inquilino um jeito claro de responder.

Etapa 2: alguns dias depois, se não houver pagamento nem resposta

Escreva mais uma vez, um pouco mais firme. Repita o valor, cite a multa se o contrato tiver uma e peça uma data. Se tiver o telefone, uma ligação curta pode ajudar, mas confirme por escrito no mesmo dia o que vocês combinarem.

Etapa 3: uma notificação extrajudicial

Se o aluguel continua em aberto e o inquilino não respondeu ou não cumpriu a data que deu, mande uma notificação por escrito, com o valor, o cálculo e um prazo para pagar. Guarde uma cópia com a data e o comprovante de entrega (carta com aviso de recebimento, e-mail com confirmação ou cartório).

Etapa 4: decida os próximos passos

Se nada mudar depois da notificação, converse com um advogado sobre as opções, como a ação de despejo por falta de pagamento ou a cobrança dos valores. Enquanto isso, continue atendendo os pedidos de conserto como de costume.

Modelos de mensagem para cobrar aluguel atrasado

Adapte ao seu contrato e ao seu jeito de escrever. Nomes, apartamentos e valores são exemplos.

Lembrete cordial (etapa 1):

Oi, Rafael. Ainda não vi o aluguel de março do apartamento 42 (R$ 2.400, com vencimento em 5 de março). Você me diz quando vai pagar? Se já mandou, um print do comprovante me ajuda a encontrar. Obrigado!

Cobrança mais firme (etapa 2):

Oi, Rafael. Escrevo de novo sobre o aluguel de março do apartamento 42. Hoje, 10 de março, o saldo é de R$ 2.448: R$ 2.400 de aluguel mais R$ 48 de multa por atraso, conforme a cláusula 4ª do contrato. Você consegue pagar até 14 de março, ou me responder antes com a data em que pode pagar, para a gente combinar por escrito?

Último lembrete antes da notificação (opcional, depois da etapa 2):

Oi, Rafael. O aluguel de março do apartamento 42 (R$ 2.448 com a multa) continua em aberto, e não tive resposta às mensagens de 6 e 10 de março. Se não for pago até 20 de março, vou enviar uma notificação por escrito, como preveem o contrato e a lei. Prefiro resolver isso com você, então me ligue ou responda antes dessa data.

Cada mensagem diz o apartamento, o mês, o valor exato e uma data. Cite só um próximo passo que você pretenda cumprir.

Os três são lembretes informais. A notificação tem que seguir o que o contrato e a lei pedem quanto a forma, prazo e entrega.

Se o inquilino não puder pagar tudo

Às vezes a resposta é: "Pago metade agora e o resto no dia 20". Um acordo de pagamento pode ser o jeito mais rápido de receber, desde que seja concreto e fique por escrito:

• o total em aberto e do que ele é composto;
• o valor e a data de cada parcela;
• se a multa fica, diminui ou é perdoada;
• o que acontece se uma parcela atrasar.

Mande como mensagem e peça que o inquilino responda "de acordo", ou assinem um documento curto. Depois, registre cada pagamento contra o acordo. Antes de fechar um acordo ou aceitar um pagamento parcial, confira as regras e veja se o acordo precisa de uma forma específica. Se existe a chance de uma ação de despejo, pergunte a um advogado como o acordo pode mudar as suas opções.

Mantenha um registro claro do que está em aberto

Um conflito por aluguel quase sempre se resume a duas perguntas: quanto era devido e o que cada lado disse. Mantenha uma lista simples, uma linha por imóvel e mês, com o valor, a data e o valor pago, o saldo e a situação (pago, parcial, atrasado). O nosso guia de controle de aluguel e despesas mostra como montar essa lista ao lado da sua planilha.

Pela lei, o proprietário deve dar recibo discriminado dos valores pagos (art. 22, VI). Para cada mês atrasado, guarde também as mensagens juntas: as datas em que você escreveu, o que pediu e o que o inquilino respondeu. Prints espalhados em três conversas diferentes são difíceis de juntar um ano depois.

O que não fazer

Seja qual for o valor em aberto, evite isto:

• Não troque a fechadura, não retire os pertences nem corte a água ou a luz para forçar o pagamento. A retomada do imóvel passa pela Justiça.
• Não fale da dívida com o trabalho, a família ou os vizinhos do inquilino, nem cite o assunto no grupo do condomínio.
• Não cobre encargos que o contrato não prevê.
• Trate todos os inquilinos do mesmo jeito. Use as mesmas etapas e mensagens com todos, e anote qualquer exceção e o motivo.

Como o RentalThread vai facilitar

O RentalThread vai mostrar o aluguel e as despesas de cada imóvel de relance, para você não precisar remontar o mês pelo extrato. Os administradores vão ter mensagens e atualizações redigidas com IA; você revisa e edita cada rascunho antes de enviar, para que a cobrança diga o que você quer, com os valores certos.

Veja o que planejamos para proprietários e administradores.