Como agendar visitas a imóveis para alugar

Para agendar visitas a imóveis para alugar sem passar o dia no celular, diminua as mensagens que cada visita exige. Cada semana com o imóvel vazio custa ao proprietário uma semana de aluguel, e cada visita que leva seis mensagens para combinar é tempo que você não dedica ao próximo anúncio.

Este guia é para corretores que alugam imóveis de terceiros. Ele mostra o que colocar no anúncio, como oferecer horários que os interessados agendam sozinhos, como reduzir as faltas e como manter o proprietário informado com atualizações curtas e regulares.

Por que agendar visitas toma o seu dia

A primeira mensagem é "Ainda está disponível?". A segunda pergunta sobre animais. A terceira pergunta se dá no sábado, e no sábado o inquilino atual não pode. Quando vocês finalmente combinam terça às 18h, outras duas pessoas já fizeram as mesmas perguntas, e uma delas não vai aparecer.

Enquanto isso, o proprietário manda mensagem: como está indo? Você sabe a resposta, mas ela está espalhada em uma dúzia de conversas, e juntar tudo leva mais meia hora.

Quase tudo vem de três lacunas: o anúncio não responde as perguntas comuns, não existem horários fixos para escolher e ninguém lembra as pessoas de que agendaram.

Responda as perguntas comuns no anúncio

Cada pergunta que o anúncio responde é uma mensagem a menos. Antes de compartilhar, confira se ele traz:

• Valor e o que está incluído: aluguel, condomínio, IPTU, contas, vaga de garagem.
• Data de disponibilidade e prazo mínimo do contrato.
• Requisitos: documentos, a garantia que você vai pedir (fiador, caução ou seguro fiança) e se aceita animais.
• O bairro, sem o número exato do apartamento até a visita ser agendada.
• Boas fotos de cada cômodo, e a planta se você tiver.
• Como agendar uma visita: o link ou os horários, para ninguém precisar perguntar, e um jeito de falar com você para quem precisar de ajuda para agendar ou de uma mudança na visita.

Aplique os mesmos requisitos a todas as pessoas que perguntarem, e limite as perguntas ao imóvel e ao contrato. Algumas pessoas precisam de um ajuste por causa de uma deficiência, como ajuda para agendar ou outro jeito de ver o imóvel. São adaptações razoáveis, e em muitos lugares a lei exige oferecê-las. As leis contra discriminação também valem para anúncios e visitas; confira as regras do lugar onde fica o imóvel.

Para o texto do anúncio, o nosso guia sobre como fazer um anúncio de imóvel para alugar traz um exemplo de antes e depois. Para as perguntas que chegarem mesmo assim, nosso guia sobre como atender leads de aluguel traz modelos de resposta para salvar.

Ofereça horários fixos

Perguntar "quando você pode?" abre um vai e vem de mensagens. Ofereça uma lista curta de horários: defina dois ou três blocos de visitas por semana e preencha um depois do outro:

• Um fim de tarde durante a semana, uma manhã de fim de semana e mais um bloco quando a procura for grande.
• Uma visita a cada 20 ou 30 minutos dentro do bloco, um grupo por horário, para você não precisar sair do imóvel.
• Uma visita em grupo quando muita gente se interessar ao mesmo tempo, com um número de vagas definido. Nosso guia sobre open house de imóvel para alugar mostra como fazer em turnos.

Se o inquilino atual mora no imóvel, combine primeiro os blocos com essa pessoa e avise com a antecedência que o contrato e as regras locais exigem. Peça que ela guarde objetos de valor, e respeite os horários combinados. O nosso guia sobre visitas em imóvel com inquilino morando explica esse caso com mais detalhes.

Deixe o interessado agendar a visita

Com os horários definidos, deixe os possíveis inquilinos escolherem um sozinhos. Uma ferramenta de agendamento mostra só os horários livres e confirma a visita assim que alguém agenda. Um formulário simples também serve, mas só recebe pedidos: responda que recebeu, confira se o horário está livre e então confirme. Nos dois casos, peça só o necessário:

• nome e telefone;
• os horários que funcionam para a pessoa (no formulário);
• data em que querem se mudar;
• qualquer dúvida sobre o imóvel.

A confirmação traz o endereço, o horário, o seu nome e como entrar (portaria, vaga, interfone). Uma confirmação clara poupa a ligação de "onde você está?" na porta. Se você vai pedir uma nova confirmação, diga aqui, com o prazo.

Reduza as faltas

Uma falta desperdiça o horário e o deslocamento. Alguns hábitos ajudam:

• Lembre a visita na véspera e peça uma resposta rápida até o prazo que você deu. "Oi, Marta. Até amanhã às 17h no apto 3C. Responda SIM até as 10h de amanhã para manter a sua visita, ou escolha outro horário aqui."
• Facilite o cancelamento. Quem cancela com um toque libera o horário para outra pessoa; quem precisa ligar muitas vezes simplesmente não aparece.
• Tenha uma lista curta de pessoas na espera e ofereça a elas os horários que forem liberados.
• Libere um horário só depois do prazo que você deu. Se a confirmação pedia uma nova confirmação até certa hora, mande um lembrete antes. Se ninguém responder, avise que a visita foi cancelada antes de oferecer o horário a outra pessoa. Sem prazo informado, uma visita confirmada continua de pé.

Pela sua segurança, siga a mesma rotina em toda visita: peça nome e telefone no agendamento, avise alguém de onde você vai estar e a que horas termina, e dê notícias ao sair. Se você se sentir em perigo, encerre a visita, saia e peça ajuda. Mantenha essa rotina separada da análise, que segue critérios consistentes e legais, com adaptações razoáveis quando exigidas.

Depois da visita: faça o acompanhamento e atualize o proprietário

Anote as impressões no mesmo dia, enquanto lembra: quem foi, do que gostou, o que preocupou (o barulho, a cozinha, o valor). Para quem se interessou, mande o próximo passo: como fazer a proposta e quais documentos levar. O nosso guia sobre documentos para alugar imóvel mostra o que pedir a cada interessado.

Depois, passe ao proprietário o panorama em poucas linhas, uma ou duas vezes por semana:

Apto 3C esta semana: o anúncio foi compartilhado em 3 lugares, 6 visitas agendadas, 5 pessoas vieram. Duas gostaram da luz e perguntaram da vaga; uma achou o quarto pequeno para o valor. Uma proposta em andamento.

Os números do exemplo são inventados; use os seus. Um resumo curto e regular responde o "como está indo?" antes da pergunta chegar, e as impressões ajudam vocês a decidir se vale mudar o valor ou as fotos. O nosso guia de relatório de visitas ao proprietário mostra o que perguntar depois de cada visita e o que colocar no resumo.

Quando o contrato for assinado, a vistoria de entrada protege todo mundo. O nosso checklist de vistoria de entrada mostra como registrar o estado do imóvel cômodo por cômodo.

Se você também manda um relatório mensal ao proprietário, o nosso guia de prestação de contas ao proprietário mostra o que incluir.

Se as visitas ou as propostas continuarem baixas por algumas semanas, nosso guia sobre por que um imóvel não aluga ajuda a encontrar a etapa em que os interessados desistem.

Como o RentalThread vai facilitar

Com o RentalThread, cada anúncio vai ter um link com fotos, detalhes e valor, pronto para compartilhar onde você quiser. Os possíveis inquilinos vão escolher entre os horários que você deixar disponíveis, então combinar uma visita vai levar menos mensagens. Os proprietários vão ver visualizações, visitas e comentários sem precisar perguntar a você.

A IA vai redigir respostas para as perguntas comuns e descrições de anúncios a partir dos dados do imóvel, e você revisa antes de publicar ou enviar. Ela também vai resumir em poucas linhas as visualizações, visitas e comentários de cada anúncio para o proprietário.

Veja o que planejamos para corretores.