Relatório de visitas ao proprietário: o que incluir

O relatório de visitas ao proprietário resume o que acharam as pessoas que visitaram o imóvel: do que gostaram, o que não as convenceu e se pretendem fazer a proposta. Com esse feedback, o proprietário vê se o preço, as fotos e o próprio imóvel estão funcionando. Se você não manda nada, ele liga depois de cada visita para saber como foi.

Este guia é para corretores que alugam imóveis de terceiros. Ele mostra como colher o feedback depois de cada visita, o que colocar no relatório, com que frequência enviar e como falar de um problema de preço ou de conservação sem uma ligação tensa.

Por que o proprietário liga depois de cada visita

Um proprietário com o imóvel vago paga por ele a cada dia sem inquilino, e quase nunca acompanha as visitas. Ele pode saber que havia uma visita marcada no sábado sem saber como foi. Se nada chega até sábado à noite, ele liga.

Essas ligações costumam vir de três lacunas:

• O feedback fica na sua cabeça ou em conversas soltas. Você lembra que o casal das 17h gostou da cozinha, mas isso não está anotado em lugar nenhum.
• As atualizações não têm ritmo. Numa semana o proprietário tem notícias suas duas vezes, na outra nenhuma, e aprende a perguntar.
• A notícia ruim chega tarde. Se três visitantes seguidos acharam o aluguel caro e o proprietário só fica sabendo um mês depois, esse mês foi perdido.

Anote o feedback no mesmo dia

No dia seguinte fica mais difícil lembrar os detalhes, ainda mais depois de várias visitas. Anote o feedback logo depois de cada visita, no celular, antes de sair do prédio, e de forma curta.

O que perguntar a quem visita

Faça algumas perguntas abertas no fim da visita, ou por mensagem na mesma noite:

1. Do que você mais gostou no imóvel?
2. Faltou alguma coisa, ou algo preocupou você?
3. Como ele se compara com outros que você já viu?
4. O que você achou do valor do aluguel pelo que viu?
5. Pretende fazer a proposta? Se não, o que faria você mudar de ideia?

Anote as palavras da pessoa, não o seu resumo. "O segundo quarto é minúsculo" diz mais ao proprietário do que "dúvidas sobre o tamanho".

Algumas pessoas não vão responder. Anote "sem retorno" em vez de "sem interesse": quem não responde ainda pode fazer a proposta. Separe o que a pessoa disse sobre fazer a proposta da sua própria impressão sobre a chance de ela fazer, para o proprietário saber o que é cada coisa.

O que você mesmo deve anotar

Acrescente o que você observou:

• Quem veio e quando (primeiro nome ou iniciais bastam para o relatório).
• Se chegou no horário, se ficou bastante tempo, se perguntou sobre o contrato, a garantia ou os documentos.
• Sua impressão do interesse: deve fazer proposta, talvez, sem interesse.
• Qualquer detalhe do imóvel que apareceu na visita: cheiro no corredor, barulho da rua, uma torneira pingando.

O que deixar de fora

Descreva o imóvel e o interesse da pessoa, nunca a pessoa. Deixe de fora comentários sobre família, filhos, idade, origem, religião, deficiência ou outras características pessoais, tanto nas suas anotações quanto no relatório. Muitos países proíbem a discriminação na locação; confira as regras de onde fica o imóvel. Também não coloque telefone nem e-mail dos visitantes no relatório, a menos que já tenham feito a proposta e o proprietário precise deles para o próximo passo.

O que incluir no relatório de visitas ao proprietário

Um bom relatório cabe em uma tela. O proprietário deve conseguir ler em um minuto e saber em que pé estão as coisas:

• O período: esta semana, ou desde o último relatório.
• Interesse: quantas pessoas perguntaram pelo anúncio, quantas visitas foram marcadas e quantas pessoas vieram.
• Do que gostaram, em duas ou três linhas.
• O que não convenceu, com quantas pessoas citaram cada ponto.
• Propostas: recebidas, em análise ou nenhuma ainda.
• Sua recomendação, se o feedback apontar para uma.
• O próximo passo, com data.

Veja um exemplo de relatório semanal enviado por mensagem:

Apto 4B, Rua das Acácias, semana 2: 7 visitas marcadas, 6 pessoas vieram. Quatro gostaram da claridade e da localização perto do metrô. Três acharam o segundo quarto pequeno para R$ 3.200 por mês, e duas perguntaram sobre vaga de garagem. Uma proposta em análise (documentos previstos para quinta). Próximas visitas: terça 18h e sábado 10h. Se o quarto voltar a aparecer nos comentários desta semana, sugiro mobiliar com uma cama de solteiro antes de mexer no preço.

Os números do exemplo são inventados; use os seus. O relatório traz números, agrupa os comentários que se repetem e termina com uma proposta que o proprietário pode aceitar ou recusar.

Com que frequência enviar

Combine o ritmo com o proprietário quando pegar o imóvel, e cumpra:

• Uma linha depois de um dia cheio de visitas: "Hoje foram 5 visitas, 2 pessoas com chance de fazer proposta, detalhes no relatório de sexta." Você escreve em um minuto, e o proprietário não precisa ligar.
• Um relatório completo uma vez por semana, sempre no mesmo dia. A sexta funciona para muitos proprietários porque fica logo antes das visitas do fim de semana.
• Na hora quando algo muda o plano: chega uma proposta, alguém quer negociar as condições ou alguma coisa no imóvel precisa de conserto.

Se passar uma semana sem visitas, mande o relatório mesmo assim. "Nenhuma visita esta semana" também diz algo ao proprietário, e abre a conversa sobre o motivo.

Quando o feedback aponta para o preço ou o imóvel

Os relatórios mais difíceis dizem que o aluguel está caro ou que o imóvel precisa de reparos. O proprietário aceita melhor quando você mostra um padrão e propõe uma solução:

1. Conte antes de concluir. Se um visitante acha o aluguel caro, anote. Se quatro de seis acham, coloque no relatório.
2. Cite os visitantes, não você. "Três pessoas disseram que o banheiro parece antigo" pesa mais do que "acho que o banheiro é um problema".
3. Ofereça opções com o custo de cada uma. Pintar o banheiro, baixar o aluguel em R$ 100, ou manter tudo como está por mais uma semana de visitas.
4. Mude uma coisa de cada vez, e depois conte se as visitas e as propostas mudaram.

Nosso guia sobre por que um imóvel não aluga mostra como encontrar a etapa em que os interessados desistem, das visualizações às visitas e das visitas às propostas. Para organizar as visitas, veja como agendar visitas de imóveis para alugar com menos mensagens.

Guarde tudo em um só lugar

Anote cada visita no mesmo lugar e no mesmo formato: uma nota por visita, uma lista por imóvel. Assim você monta o relatório semanal em poucos minutos, porque os dados já estão anotados. Guarde também os relatórios que enviou. Se depois o proprietário perguntar por que o aluguel baixou, você mostra o feedback que levou a essa decisão. Quando um colega mostrar o imóvel por você, anote também quem trouxe cada visitante: esse registro resolve depois a divisão de comissão.

Quando o imóvel for alugado, mande um último relatório curto: total de visitas, propostas e qual foi escolhida, de acordo com os critérios que você e o proprietário combinaram.

Como o RentalThread vai facilitar

Com o RentalThread, cada imóvel terá um link com o qual os interessados marcam a própria visita. Eles vão receber lembretes antes da visita, e as visitas vão aparecer na sua agenda, então os números do relatório saem das próprias marcações. Você também vai poder fazer algumas perguntas antes da visita para saber o que cada pessoa procura.

Depois de cada visita você vai registrar o feedback no imóvel, sempre no mesmo formato. O proprietário verá visualizações, visitas e feedback quando quiser, sem ligar para você depois de cada visita.

Toda semana, a IA vai preparar um rascunho com a atividade e o feedback do imóvel, com uma recomendação de preço. Você revisa e edita antes de o proprietário ver. Veja o que está planejado para corretores de imóveis.