Como agendar a visita de conserto com o inquilino

Antes de o encanador consertar o vazamento da pia, alguém precisa combinar quando ele pode entrar. Agendar a visita de conserto com o inquilino com antecedência, num horário que funcione para quem mora lá, decide se o reparo sai nesta semana ou fica para depois três vezes. Também respeita a privacidade do inquilino e mantém a relação em bons termos.

Este guia é para proprietários e imobiliárias que agendam consertos em imóveis alugados ocupados. Ele mostra o que a lei costuma pedir para entrar, como agendar a visita passo a passo, um aviso de exemplo e o que fazer quando o inquilino não pode estar.

Por que a visita de conserto é remarcada tantas vezes

Quem agenda o conserto quase nunca é quem abre a porta. O proprietário ou a imobiliária fala com o técnico e depois passa o horário ao inquilino, muitas vezes por outro canal. Em cada repasse, alguém fica sem uma informação:

• O técnico diz "quinta, das 9h às 11h" e o inquilino ouve "na quinta".
• O inquilino trabalha nessa manhã, mas ninguém perguntou antes de marcar.
• O aviso saiu pelo WhatsApp, o inquilino respondeu por e-mail e o técnico não viu nenhum dos dois.
• Ninguém sabe se o técnico pode entrar se o inquilino não estiver.

Aí a visita não acontece, todo mundo manda mais mensagens e o conserto espera mais uma semana. Você evita quase tudo isso com uma rotina curta, repetida em cada visita.

O que a lei costuma pedir para entrar no imóvel alugado

No Brasil, a Lei do Inquilinato (Lei 8.245/1991) trata do assunto em dois pontos:

• Vistoria (art. 23, IX): o inquilino deve permitir a vistoria do imóvel pelo proprietário ou por quem ele indicar, mediante combinação prévia de dia e hora.
• Reparos urgentes (art. 26): quando o imóvel precisa de reparos urgentes que cabem ao proprietário, o inquilino é obrigado a consenti-los. Se a obra passar de dez dias, ele tem direito a abatimento proporcional do aluguel.

A lei não fixa um prazo mínimo de aviso em horas. O que conta é o dia e a hora combinados com o inquilino, de preferência por escrito. O contrato e a convenção do condomínio (horários de obra, cadastro de prestadores na portaria) também podem trazer regras. Em outros países, as regras mudam bastante.

Esta é uma leitura geral, não orientação jurídica. Confira as regras que valem para o imóvel e o contrato; em caso de conflito, consulte um advogado.

Se alguém sentir cheiro de gás, deve sair do local, ligar já do lado de fora para o plantão de emergência da distribuidora de gás ou para os Bombeiros (193) e seguir as orientações deles. O conserto se agenda depois.

Como agendar a visita de conserto, passo a passo

1. Pergunte primeiro ao inquilino e depois agende o técnico

Antes de fechar a agenda do técnico, pergunte ao inquilino quais dias e horários funcionam. Ofereça duas ou três janelas que o técnico consiga cumprir, por exemplo "terça das 9h às 11h, quarta das 14h às 16h ou sábado das 10h ao meio-dia". Se o inquilino escolheu o horário, é mais provável que ele esteja lá.

Use janelas curtas. "Quinta de manhã" deixa o inquilino esperando horas; uma janela de duas horas é mais fácil de encaixar.

2. Mande o aviso por escrito

Depois de combinar a janela, mande o aviso por escrito, mesmo que vocês tenham falado por telefone. Use um canal que deixe registro e que o contrato aceite. Mande com a maior antecedência que puder.

3. Diga quem vai

Passe ao inquilino o nome do técnico e da empresa, e ao técnico o número do apartamento, como entrar e o contato do inquilino (com a permissão dele). Se o prédio tem portaria, avise lá também. Que todos tenham como falar entre si ou com você no dia.

4. Confirme na véspera

Mande um lembrete curto na véspera: data, janela, nome do técnico e o serviço. Peça ao inquilino que responda. Se ele não responder até a noite, ligue antes de o técnico sair.

Se a janela mudar, combine um novo horário com o inquilino e mande um novo aviso; um lembrete pode não bastar. Se o inquilino não deixar entrar, não force a entrada. Confira o contrato e a lei, ou consulte um advogado, antes do próximo passo.

5. Confirme o resultado depois da visita

Quando o técnico sair, confirme com o inquilino se o serviço ficou pronto ou o que vem a seguir. Se precisar de outra visita, volte ao passo 1 enquanto todos lembram dos detalhes.

Exemplo de aviso de visita para conserto

Adapte este exemplo ao seu contrato:

Oi, Mariana. Este é o aviso de que um encanador vai ao apto 4B da Rua das Acácias, 18, para consertar o vazamento embaixo da pia da cozinha.

Data e horário: quarta-feira, 12 de março, das 14h às 16h (a janela que você escolheu).

Quem: Daniel Souza, da Souza Hidráulica. Ele deve levar cerca de uma hora.

Acesso: você vai estar em casa; se isso mudar, avise até terça à noite para remarcarmos ou combinarmos outra forma de entrar. Já deixamos o nome dele na portaria.

Contato: responda esta mensagem ou ligue para (11) 91234-5678.

Obrigada, Laura (imobiliária)

Ele diz o motivo, a janela, quem vai e como mudar. Guarde uma cópia junto com os registros do conserto.

Quando o serviço terminar, a mensagem de "conserto concluído" dos nossos modelos de mensagem para inquilinos fecha o assunto.

Quando o inquilino não pode estar

Às vezes a única janela do técnico cai no horário de trabalho do inquilino. Há algumas saídas:

• Outra pessoa abre: um familiar, um vizinho ou o zelador.
• Você ou alguém da imobiliária recebe o técnico.
• O inquilino autoriza por escrito que o técnico entre sozinho, só para essa visita, com a chave deixada onde ele combinou.

Ter a chave não dá autorização para entrar. Mesmo quando a entrada é permitida, conte ao inquilino o que foi feito e deixe tudo como estava.

Se o técnico chega e ninguém atende, nosso guia para profissionais sobre o que fazer quando o inquilino está ausente na visita de conserto explica quanto esperar, como registrar e como remarcar.

O que combinar com o técnico

Quando a visita não acontece, o técnico perde a viagem e o conserto espera mais uma semana. Antes de confirmar o agendamento, combine estes pontos com o técnico:

• Janelas que ele consiga cumprir, de duas horas ou menos, não o dia todo.
• Quem vai abrir a porta e um telefone dessa pessoa.
• Uma mensagem curta de "estou a caminho" para o inquilino com a hora de chegada.
• Se ele cobra taxa de visita improdutiva, combinado por escrito antes do dia.

Para o processo completo de uma solicitação, do pedido ao pagamento, veja como organizar a manutenção do imóvel alugado.

Como o RentalThread vai facilitar

Com o RentalThread, cada conserto vai ter um fio compartilhado que o inquilino, o proprietário ou a imobiliária e o técnico acompanham: do pedido ao orçamento, à visita, à conclusão e ao pagamento.

Os técnicos vão combinar os horários de visita nesse fio, e os inquilinos vão ver quem vem e quando, em vez de receber um horário repassado por telefone. O lembrete, a resposta e qualquer mudança de plano ficam junto com o serviço, então ninguém precisa procurar nas mensagens o que foi combinado.

Veja o que estamos planejando para proprietários.