Cómo hacer una cotización de reparación (con formato)

Saber cómo hacer una cotización de reparación clara te ahorra escribir lo mismo en cada trabajo y ayuda a que el propietario la revise con menos preguntas. En una propiedad en renta, quien lee tu cotización casi nunca vio el problema. Si la cotización le muestra qué encontraste, qué vas a hacer y cuánto cuesta, puede decidir sin llamarte.

Esta guía es para plomeros, electricistas, técnicos de aire acondicionado y otros profesionales de mantenimiento que trabajan en departamentos y casas en renta para propietarios y administradores. Explica qué reunir antes de poner precio, qué debe llevar toda cotización (o presupuesto), un formato para copiar y un ejemplo de un trabajo común.

Por qué la cotización decide cuándo empiezas

En casi todos los trabajos en rentas, el inquilino te enseña el problema y otra persona aprueba el dinero: el propietario, o un administrador con un límite de gasto. Esa persona decide con lo que tú le mandas. Una cotización clara puede tener respuesta el mismo día. Una vaga recibe preguntas, una segunda cotización de otro profesional o ninguna respuesta, mientras el inquilino sigue llamando.

La cotización también te protege después. Cuando llega la factura, el propietario la compara con lo que aprobó. Si las dos tienen el mismo trabajo y los mismos conceptos, es más fácil revisar el pago.

Por qué las cotizaciones por mensaje se atoran

Un mensaje que dice "Fuga en fregadero, $1,500, puedo el jueves" se manda rápido. El propietario que lo lee se queda con dudas:

• No ve el problema. ¿Los $1,500 son por un empaque o por un tubo de desagüe nuevo?
• No dice qué incluye. ¿Material, la visita, el IVA, llevarse la pieza vieja?
• Llegó a la persona equivocada. El inquilino o el administrador lo reenvía y el propietario lo lee días después, sin tus fotos.
• No hay plan para sorpresas. Si abres la pared y encuentras más daño, nadie sabe qué sigue.

Cada duda es otra llamada u otro mensaje antes de que puedas empezar el trabajo.

Qué reunir antes de poner precio

Sin lo básico no puedes hacer una cotización clara. Consíguelo antes o durante la primera visita:

• la dirección y el departamento, y quién te abre;
• lo que reportó el inquilino, con sus palabras, y desde cuándo pasa;
• fotos del problema y de lo que lo rodea, más una foto abierta que muestre dónde está;
• el modelo o la etiqueta del mueble o aparato, si se ve;
• quién aprueba el trabajo, y hasta qué monto sin preguntarle al propietario;
• quién paga y a dónde mandas la factura.

Si no puedes dar un diagnóstico sin abrir algo, dilo. Cotiza el diagnóstico aparte, o da un rango y explica de qué depende el precio final.

Si guardas estas respuestas en una orden de trabajo de mantenimiento, puedes repetir su número en la cotización y en la nota.

Para definir el precio en sí, nuestra guía sobre cuánto cobrar por un trabajo de mantenimiento explica cómo calcular tu costo real por hora y elegir entre cobrar por hora o un precio fijo.

Qué debe incluir una cotización de reparación

Cada cotización que mandes, corta o larga, debe responder las mismas preguntas:

1. Quién y dónde. Tu nombre o el de tu negocio y tus datos de contacto, el nombre del cliente, la dirección y el departamento.
2. El problema. Qué encontraste, en palabras sencillas, con las fotos.
3. El trabajo. Qué vas a hacer, paso a paso, y qué no incluye.
4. Material y mano de obra en renglones separados. Cada pieza con su marca o modelo y la cantidad. La mano de obra por horas o como precio cerrado por tarea.
5. Otros cargos. La visita o el diagnóstico y si se descuenta al aprobar el trabajo, permisos, retiro de escombro, traslado.
6. El total, con IVA si aplica, y si es precio cerrado o puede cambiar.
7. Tiempos. Cuándo puedes empezar y cuánto dura el trabajo, incluida la espera de piezas.
8. Garantía. Cuánto tiempo cubre tu mano de obra y las piezas, y qué no cubre. Nuestra guía de garantía de mano de obra trae un texto para copiar.
9. Forma de pago. Cuándo se paga, cómo recibes el pago y si pides anticipo para piezas que tienes que encargar.
10. Vigencia. La fecha hasta la que vale el precio.
11. Cambios. Qué pasa si encuentras más trabajo: te detienes, mandas fotos y precio, y esperas la aprobación por escrito.

Algunos trabajos piden licencia o permiso, sobre todo los de gas, electricidad o estructura, y las reglas de impuestos y facturación cambian según el país. Revisa las reglas del lugar donde está la propiedad. Si das factura fiscal (CFDI en México), pregúntale a tu contador qué datos del cliente necesitas.

Formato de cotización para copiar

Copia estos campos en una nota del celular o tu app de facturación y llénalos en cada trabajo:

Deja la línea de aprobación: cuando el propietario responde por escrito con el total, la aprobación queda junto a la cotización.

Ejemplo: fuga en el fregadero del departamento 4B

El formato lleno para un trabajo común (los nombres y precios son solo ejemplos):

• Cotización: n.º 112, 26 de octubre
• De: Plomería Diego Ramos
• Para: Laura Chávez (propietaria)
• Propiedad: Calle Arce 18, depto. 4B; el inquilino, Samuel, está después de las 5 p. m.
• Problema encontrado: la tuerca del céspol del fregadero está rota y gotea cuando se vacía el agua. El fondo del gabinete está húmedo pero firme (fotos 1 a 3).
• Trabajo incluido: cambiar el céspol y sus tuercas, probar con la tarja llena, secar el gabinete y tomar fotos del trabajo terminado.
• No incluido: cambiar el fondo del gabinete si al secarse resulta que está suave.

• Tipo de precio: precio cerrado por el trabajo descrito; el trabajo extra necesita otra aprobación por escrito
• Cuándo: jueves, 5:30 p. m., más o menos 1 hora
• Garantía: 1 año en mano de obra; las piezas, según el fabricante
• Pago: 15 días después de la factura, por transferencia o tarjeta
• Vigencia: hasta el 9 de noviembre
• Trabajo extra: si encuentro trabajo fuera de lo cotizado, te mando fotos y el precio actualizado, y espero tu aprobación por escrito antes de hacerlo.
• Aprobación: responde "Aprobado, $1,334" para confirmar.

Un propietario puede leer eso en el celular y contestar sin llamarte.

Mándala para que te contesten

Una cotización clara puede quedarse sin respuesta si le llega a la persona equivocada o sin las fotos. Cuando la mandes:

• Mándala por escrito a quien aprueba, con las fotos en el mismo mensaje. Si un administrador aprueba hasta un límite, mándasela a él o ella y di si entra en ese límite.
• Ofrece dos opciones cuando las dos tienen sentido, como reparar o cambiar, cada una con su total. El propietario elige y te ahorras otra vuelta.
• Después de una llamada, confirma por escrito: "Como quedamos, aprobado: cambiar el céspol, $1,334 en total con IVA, jueves 5:30 p. m.".
• Da seguimiento una vez, a los uno o dos días, con la cotización adjunta otra vez.
• Guarda la cotización con el trabajo, para que la factura coincida renglón por renglón.

Para ver qué revisan los propietarios cuando les llegan cotizaciones, lee nuestra guía sobre cómo comparar y aprobar cotizaciones de reparación. Cuando termines el trabajo, la guía para cobrar más rápido tus trabajos de mantenimiento explica cómo cerrarlo y dar seguimiento a la factura.

Cuando termines el trabajo, nuestra guía sobre cómo hacer una nota de remisión por una reparación convierte esta cotización en el cobro, línea por línea.

Cómo RentalThread lo hará más fácil

Con RentalThread, los propietarios y administradores te mandarán los trabajos con las fotos del inquilino, la dirección, el departamento y los detalles en un solo lugar, así que tendrás casi todo lo que necesitas antes de poner precio.

Mandarás tu cotización y acordarás el horario de la visita en el hilo de la reparación. El propietario verá tu cotización junto a las fotos y la aprobará ahí, así la aprobación queda por escrito con el trabajo. Mientras trabajas, publicarás el avance y las fotos del trabajo terminado en el mismo hilo y podrás ver si el trabajo ya se pagó. Mira lo que planeamos para profesionales de mantenimiento.