Cómo cobrar más rápido tus trabajos de mantenimiento

Para cobrar más rápido tus trabajos de mantenimiento en propiedades en renta, ordena lo que pasa antes de la factura. El retraso puede empezar mucho antes en el trabajo: un trabajo que nadie describió bien, una aprobación que se dio por teléfono o una factura que llegó a alguien que no puede aprobarla.

Esta guía es para plomeros, electricistas, técnicos de aire acondicionado y otros profesionales de mantenimiento que trabajan en propiedades en renta para propietarios y administradores. Explica qué preguntar antes de la visita, cómo armar un presupuesto que se aprueba rápido, qué hacer con los trabajos extra, cómo cerrar un trabajo y cómo dar seguimiento a una factura sin pagar.

Por qué los trabajos en rentas tardan en pagarse

En una propiedad en renta casi nunca tratas con una sola persona. El inquilino te abre y te cuenta el problema. El propietario o el administrador aprueba el precio. A veces el administrador aprueba y el propietario paga, semanas después, cuando revisa una factura de un trabajo que nunca vio.

Cada cambio de manos es un lugar donde el trabajo se puede atorar:

• La solicitud llega como "está goteando el fregadero", sin foto, sin número de departamento y sin saber quién abre, así que la primera visita es para ver y no para arreglar.
• El presupuesto se manda por mensaje y el "va, adelante" viene de alguien que no puede aprobar ese monto.
• El trabajo extra que encontraste en el lugar recibe un "sí" de palabra que nadie recuerda cuando llega la factura.
• La factura le llega al propietario sin fotos ni referencia a lo que se aprobó, y se queda en la pila de pendientes.

Pide los datos del trabajo antes de ir

Una solicitud clara te ahorra una vuelta y empieza el registro del trabajo. Antes de agendar la visita, pide:

• la dirección y el departamento, y quién te va a abrir;
• fotos o un video corto del problema;
• quién te contrata, y quién puede aprobar el trabajo y los cambios (muchos administradores pueden aprobar hasta un límite que fija el propietario);
• quién puede autorizar un trabajo de emergencia si surge algo urgente, y hasta qué monto;
• quién es responsable de pagar y a dónde mandas la factura.

Haz las tres últimas aunque se sientan incómodas. En una propiedad en renta, quien te contrata, quien aprueba y quien paga pueden ser tres personas distintas.

Si llegas y nadie abre, nuestra guía sobre qué hacer si el inquilino no está en la cita de reparación explica qué hacer en la puerta y qué reporte enviar.

Manda un presupuesto que se apruebe rápido

Los propietarios aprueban más rápido cuando pueden leer el presupuesto en un minuto. En México muchos le dicen cotización; incluye:

• qué vas a hacer, en palabras sencillas, y qué no incluye;
• mano de obra y materiales en renglones separados, y el total con impuestos o cargos incluidos;
• cuándo puedes hacerlo y cuánto tarda;
• hasta cuándo vale el precio;
• tus condiciones de pago: cuándo vence la factura, cómo te pueden pagar y si pides anticipo o pagos por etapas (algunos técnicos piden anticipo en trabajos grandes o para piezas que hay que encargar);
• cómo se manejará el trabajo extra: preguntarás antes de hacerlo, salvo emergencias según lo que acordaron arriba.

Mándalo por escrito a quien aprueba, con las fotos. Antes de empezar, deja acordadas por escrito las condiciones de pago y cómo vas a entrar, aunque sea en un mensaje corto. Si hay dos opciones razonables, como reparar o cambiar la pieza, cotiza las dos. El propietario elige una y te ahorras una segunda vuelta.

Nuestra guía sobre cómo hacer una cotización de reparación trae un formato para copiar y un ejemplo completo. La guía para propietarios sobre cómo comparar cotizaciones de reparación muestra en qué se fijan, y eso ayuda a la hora de armar el tuyo.

Si no tienes claro cuánto cobrar, nuestra guía sobre cuánto cobrar por un trabajo de mantenimiento te ayuda a armar una lista de precios a partir de tu costo real por hora.

Consigue la aprobación por escrito, también para los cambios

Una aprobación por escrito resuelve dudas después, para ti y para el propietario. Un mensaje como "Aprobado: cambiar el sifón y el empaque del fregadero, MX$1,800, jueves en la mañana" (el monto es un ejemplo) te deja un registro escrito de la aprobación. No reemplaza un contrato cuando se necesita uno: las reglas sobre contratos por escrito cambian según el lugar y el tamaño del trabajo, así que revisa las que te aplican. Si lo acordaron por teléfono, manda después un mensaje corto que confirme lo que quedó.

Si encuentras más trabajo en el lugar, pregunta antes de hacerlo y pide la respuesta por escrito. Para emergencias, sigue lo que acordaron antes de la visita: quién puede autorizar trabajo urgente y hasta qué monto. Si algo no puede esperar, como una fuga activa o un riesgo de seguridad, haz solo lo necesario para dejarlo seguro y manda fotos y una nota de inmediato. Pon el trabajo de emergencia y cada cambio aprobado en renglones aparte, para que la aprobación original quede clara. El trabajo extra de rutina que nadie aprobó no va en la factura.

Cierra el trabajo con pruebas

Al terminar, manda ese mismo día una nota corta de cierre:

• fotos de antes y después;
• qué hiciste y qué piezas usaste;
• lo que el propietario debe vigilar o planear, como una pieza a punto de terminar su vida útil u otro problema que notaste;
• la factura, que coincida renglón por renglón con el presupuesto aprobado, con los cambios aprobados y el trabajo de emergencia en renglones aparte.

Con fotos y renglones que coinciden con lo aprobado, quien paga puede revisar la factura contra el trabajo autorizado. Mándasela a esa persona, con copia al administrador si fue quien aprobó. Si das factura fiscal (CFDI en México), revisa con tu contador qué datos necesitas del cliente antes de emitirla.

Nuestra guía sobre fotos de antes y después explica qué tomas hacer y cómo mandarlas. Para pedirles una reseña al propietario y al inquilino al cerrar el trabajo, revisa cómo conseguir reseñas en Google.

Da seguimiento a las facturas sin pagar con una rutina

Define una vez tus pasos de seguimiento y úsalos con cada factura:

1. El día del vencimiento, manda un recordatorio corto con la factura otra vez.
2. Unos días después, llama o escribe a quien aprueba los pagos y pregunta si falta algo.
3. Si sigue sin pagarse, manda un aviso firme por escrito con el monto, la fecha de vencimiento y el trabajo hecho.

Guarda cada mensaje junto con el trabajo, para mostrar toda la historia si hace falta. Los pasos para un cobro formal dependen de tu país y tu estado; un abogado o la autoridad local de cobro te dirá qué aplica.

Cómo RentalThread lo hará más fácil

Con RentalThread, los propietarios y administradores te mandarán los trabajos con las fotos, la dirección, el departamento y los detalles en un solo lugar. Mandarás tu presupuesto y acordarás el horario de la visita en el mismo hilo, así la aprobación queda por escrito junto al trabajo.

Mientras trabajas, ahí mismo publicarás el avance y las fotos, y podrás ver si cada trabajo ya se pagó. El inquilino, el administrador y el propietario seguirán el mismo hilo, así que nadie tendrá que reenviar tus fotos ni volver a escribir tu presupuesto.

Mira lo que planeamos para profesionales de mantenimiento.