Formato de orden de trabajo de mantenimiento para rentas

Un formato de orden de trabajo de mantenimiento le da a cada trabajo en una propiedad en renta el mismo punto de partida: a dónde ir, quién te abre, qué falla y quién aprobó el trabajo. Sin él, te llega un "está goteando el fregadero del 4B" por WhatsApp y el resto lo averiguas en la puerta. En las rentas, un dato que falta puede terminar en una segunda vuelta y en la duda de quién la paga.

Esta guía es para plomeros, electricistas, técnicos de aire acondicionado y otros profesionales de mantenimiento que reciben trabajos de propietarios y administradores.

Para qué sirve una orden de trabajo en las rentas

En una propiedad en renta, tres o cuatro personas tocan el mismo trabajo. El propietario o el administrador te contrata, el inquilino reportó la falla y te abre, y a veces alguien más paga la nota. Con una orden de trabajo juntas lo que sabe cada quien en una sola hoja antes de salir.

También la vas a necesitar después. Si el propietario pregunta qué hiciste, o el inquilino dice que la fuga volvió, puedes mostrar qué se reportó, qué encontraste, qué hiciste y quién lo revisó.

Por qué los trabajos llegan con la mitad de los datos

Casi todos los trabajos de rentas te llegan de segunda mano, por un mensaje del inquilino, una llamada del administrador o una captura de pantalla reenviada. Lo que suele faltar:

• Número de departamento y datos de acceso. Tienes la dirección del edificio, pero no el depto, el código del portón ni quién tiene la llave.
• Una falla poco clara. "El boiler hace ruido", sin foto, sin modelo y sin saber desde cuándo.
• Nadie en sitio con quien hablar. Tienes el celular del administrador, no el del inquilino, así que no puedes llamarle desde la puerta.
• Nadie dijo quién aprueba. Encuentras un segundo problema y no sabes si el administrador puede decir que sí o si hay que esperar al propietario.
• Sin prioridad. Un goteo lento y agua cayendo del techo llegan con el mismo "¿cuándo puedes ir?".

Cada hueco te cuesta una llamada o una vuelta más.

Qué pedir antes de la visita

Pídele estos datos a quien te contrata antes de agendar:

• Dirección de la propiedad, edificio y número de departamento
• Quién te abre, su celular y un plan B (vecino, encargado del edificio, caja de llaves)
• Código del portón, estacionamiento, horario del edificio, mascotas en el depto
• Qué reportó el inquilino, con sus palabras, y desde cuándo pasa
• Fotos o un video corto de la falla, más una foto de lejos que muestre dónde está
• Marca, modelo o etiqueta del mueble o aparato, si alguien la puede ver
• Qué tan urgente es: emergencia, esta semana o una fecha que les acomode a todos
• Quién aprueba el trabajo y hasta qué monto sin preguntarle al propietario
• Quién paga y a quién se manda la nota
• Si ya le avisaron al inquilino de la visita y del horario

Por lo general hay que avisarle al inquilino antes de entrar. Eso lo arregla el propietario o el administrador, y las reglas de aviso, horarios y emergencias cambian según el país y el estado. Nuestra guía sobre qué hacer si el inquilino no está en la cita de reparación explica cómo confirmar el acceso y qué hacer en la puerta.

Formato de orden de trabajo de mantenimiento para copiar

Copia estos campos en un documento, una nota del celular o tu app de facturación. Llena la parte de arriba cuando recibes el trabajo y la de abajo en sitio:

Si falta el acceso, la falla o quién aprueba, pregunta antes de agendar.

Ejemplo: un WC que no deja de correr en el depto 2C

El formato lleno para un trabajo común (los nombres, la dirección y el tope son solo ejemplos):

• Orden de trabajo: #208, 3 de noviembre
• Solicita: Mariana López, administradora
• Aprueba: Mariana, hasta $2,500; arriba de eso, el propietario
• Trabajo aprobado: arreglar el WC que corre y la palanca que se atora, $1,400 con refacciones, cotización #208, aprobada por Mariana por WhatsApp el 3 de noviembre
• Se cobra a: Administración López, notas por correo
• Propiedad: Calle Cedros 42, depto 2C
• Acceso: el inquilino, Alex, está después de las 4 p. m.; plan B: don Ramiro, el encargado, en el 1A. Sin mascotas. Estacionamiento en la calle.
• Falla reportada: "El baño se queda corriendo y la palanca se atora". Empezó la semana pasada. Dos fotos del tanque.
• Prioridad: esta semana
• Visita: jueves, de 4 a 6 p. m.; Alex lo confirmó
• Lo que encontraste: sapo (válvula de descarga) gastado y brazo de la palanca doblado; el flotador funciona
• Trabajo realizado: cambié el sapo y la palanca, ajusté la cadena y jalé diez veces sin fuga
• Refacciones: 1 sapo universal, 1 palanca para tanque
• Tiempo en sitio: de 4:20 a 5:05 p. m., una persona
• Trabajo extra: ninguno
• Fotos: antes y después, 4 en total
• Estado: terminado
• Conformidad: Alex revisó la descarga, 6 de noviembre

Si el baño vuelve a correr en marzo, Mariana abre la orden #208 y ve el sapo, la fecha y la firma de Alex sin tener que llamarte.

En sitio: qué anotar mientras trabajas

Llena la parte de abajo mientras sigues en el trabajo:

• Toma primero la foto del antes, desde el mismo ángulo que usarás para la del después. Nuestra guía sobre fotos de antes y después explica qué tomas hacer.
• Escribe lo que encontraste con palabras sencillas. "Sapo gastado" le dice más al propietario que "se reparó el baño".
• Detente cuando cambia el alcance. Si encuentras más trabajo, manda fotos y precio a quien aprueba y espera un sí por escrito antes de hacerlo. Anota quién lo aprobó y cuándo.
• Apunta las refacciones conforme las usas, con marca o modelo, para que la nota coincida.
• Anota la hora de llegada y de salida. Si cobras por hora, es tu registro; si cobras precio fijo, te sirve para cotizar el siguiente trabajo.

Algunos trabajos piden licencia o permiso, sobre todo los de gas, electricidad y estructura. Revisa las reglas de donde está la propiedad y anota el número de permiso en la orden cuando lo haya.

Lista: cierra el trabajo antes de irte

Repasa esta lista antes de salir del departamento:

• Lo que terminaste está probado, y lo que queda pendiente está anotado con su siguiente paso
• Tienes las fotos del antes y del después
• Las refacciones y materiales están en la orden
• Todo trabajo extra tiene aprobación por escrito con nombre y fecha
• El área quedó limpia y las piezas viejas se retiraron o quedaron donde pidió el propietario
• El inquilino o el administrador revisó el trabajo y su nombre está en la conformidad, o quedó como pendiente con el nombre de quien lo va a revisar
• El estado está marcado: terminado, otra visita o esperando refacciones
• Mandaste la orden a quien te contrató, con las fotos

Con la orden llena, puedes copiar casi toda la nota de ahí.

Cómo te va a ayudar RentalThread

Con RentalThread, los propietarios y administradores te mandarán trabajos con las fotos del inquilino, la ubicación y las notas de acceso ya incluidas, más una descripción corta de la falla que la IA escribe a partir del mensaje del inquilino y que ellos revisan y corrigen antes de mandarla. Tú la revisarás contra las fotos antes de cotizar.

Las aprobaciones y el trabajo extra quedarán por escrito en el hilo del trabajo, junto a las fotos. Entre las funciones planeadas también están el registro de llegada y salida en sitio, las refacciones y comprobantes guardados con el trabajo, y notas de voz convertidas en avances escritos que revisas antes de enviarlos. El propietario, el administrador y el inquilino seguirán el mismo trabajo desde el reporte hasta el pago, así que no tendrás que mandar el mismo avance tres veces. Mira todo lo que está planeado para profesionales de mantenimiento.