Cómo hacer una nota de remisión por una reparación

La nota de remisión es el último documento de un trabajo y muchas veces el único que quien paga lee con calma. Si sabes cómo hacer una nota de remisión que coincide con lo que se aprobó, muestra lo que hiciste y dice cómo pagarte, el propietario o el administrador puede revisarla y pagar sin llamarte antes.

Esta guía es para plomeros, electricistas, técnicos de aire acondicionado y otros profesionales de mantenimiento que trabajan en departamentos y casas en renta. Explica qué debe llevar una nota de remisión por una reparación, un formato para copiar, un ejemplo de un trabajo común y cómo mandarla. Es el paso que sigue a nuestra guía sobre cómo hacer una cotización de reparación: la nota funciona mejor cuando repite los conceptos de la cotización.

Nota de remisión o factura: cuál usar

En México, la factura con validez fiscal es el CFDI, que se emite por el sistema del SAT o con un programa de facturación. La nota de remisión no tiene validez fiscal: sirve como comprobante de lo que hiciste y cobraste, y muchos profesionales la usan cuando el cliente no pide factura o mientras la emiten. Si el propietario necesita deducir el gasto, te va a pedir el CFDI.

En otros países de América Latina el documento cambia de nombre y de reglas (recibo, boleta, comprobante de pago). Revisa las reglas donde trabajas o pregúntale a tu contador antes de usar cualquier formato, también este. Lo que sigue sirve para los dos casos: los datos del trabajo que el propietario necesita ver son los mismos en una nota de remisión y en una factura.

Por qué una nota de remisión genera dudas

En una propiedad en renta, quien paga casi nunca es quien te abrió la puerta. El inquilino te vio trabajar. El propietario, o un administrador con un límite de gasto, aprobó el precio días antes y ahora tiene que comparar tu nota con esa aprobación. Si no cuadran, detiene el pago y te llama.

Las dudas suelen venir de pocos huecos:

• No coincide con la cotización. La cotización decía $1,334 y la nota dice $2,146, sin un concepto que explique la diferencia.
• El trabajo se describe con dos palabras. "Reparación plomería" no dice qué fregadero, qué departamento ni qué se cambió.
• Falta la propiedad. Un administrador con muchos departamentos no sabe a qué trabajo se refiere "Calle Arce".
• Aparece trabajo extra sin aprobación. Un concepto que nadie recuerda haber aprobado detiene toda la nota.
• No queda claro cómo pagar. Sin fecha límite, sin datos para la transferencia, o la nota le llegó al inquilino y no a quien paga.

Cómo hacer una nota de remisión por reparación: qué debe llevar

En papel, en una hoja de cálculo o en una app, la nota debe responder estas preguntas:

1. Qué es. "Nota de remisión" arriba, un número de folio y la fecha.
2. De quién es. Tu nombre o negocio, celular, correo y, si lo tienes, tu RFC.
3. Quién paga. El nombre del propietario o la empresa que paga, y el del administrador si él o ella aprobó el trabajo.
4. Dónde se hizo el trabajo. La dirección y el número de departamento.
5. La cotización a la que corresponde. Su número y la fecha en que se aprobó.
6. El trabajo hecho. Qué hiciste, en palabras sencillas, y la fecha de la visita.
7. Material y mano de obra en renglones separados. Cada pieza con cantidad y precio; la mano de obra por horas o el precio cerrado que cotizaste.
8. Cambios aprobados en su propio renglón. El trabajo extra, con quién lo aprobó y cuándo.
9. Otros cargos y anticipos. Visita, retiro de escombro y cualquier anticipo ya pagado, restado del total.
10. Impuestos, si los cobras, y el total a pagar.
11. Condiciones de pago. Fecha límite, formas de pago y los datos que necesita quien paga, como la CLABE.
12. Garantía. Cuánto tiempo cubre tu mano de obra y las piezas, con las mismas palabras de la cotización. Nuestra guía de garantía de mano de obra explica qué incluir.

Formato de nota de remisión para copiar

Copia estos campos en un documento, una hoja de cálculo o tu app, y llénalos en cada trabajo:

Usa los mismos nombres de conceptos que en tu cotización. Así el propietario compara la cotización y la nota renglón por renglón.

Ejemplo: el fregadero del departamento 4B

Esta nota cierra el trabajo del ejemplo de nuestra cotización. Los nombres y precios son solo ejemplos, y los datos entre corchetes los llenas con los tuyos:

• Nota de remisión: folio 112, 30 de octubre
• De: Plomería Diego Ramos
• Cobrar a: Laura Chávez (propietaria)
• Propiedad: Calle Arce 18, depto. 4B
• Cotización: n.º 112, aprobada el 27 de octubre
• Fecha del trabajo: 30 de octubre
• Trabajo hecho: cambié el céspol y sus tuercas, probé con la tarja llena y sequé el gabinete. Al probar, encontré que la llave de paso del agua fría goteaba por el vástago; la cambié después de la aprobación.

• Cambio aprobado: Laura Chávez aprobó por escrito el cambio de la llave el 30 de octubre a las 5:50 p. m., después de ver fotos y el precio
• Pago: a más tardar el 14 de noviembre, 15 días después de la nota
• Cómo pagar: transferencia a la CLABE [tu CLABE y banco] o tarjeta con [tu liga de pago]
• Garantía: 1 año en mano de obra; las piezas, según el fabricante
• Adjuntos: cotización 112, la aprobación por escrito de la llave, fotos de antes y después

La propietaria puede comparar los dos primeros renglones con los $1,150 sin IVA que aprobó, y los dos siguientes con el cambio que aprobó en el momento.

Cómo mandarla para que te paguen

Puedes hacer una nota clara y aun así esperar semanas si se la mandas a la persona equivocada. Cuando la mandes:

• Mándala el mismo día que terminas, cuando todos tienen el trabajo fresco.
• Mándasela a quien paga, con copia al administrador si fue quien aprobó. El inquilino solo la necesita si él o ella paga.
• Adjunta las fotos y la cotización aprobada en el mismo mensaje, para que nadie tenga que buscarlas.
• Un archivo por trabajo, con el folio y la dirección en el nombre, como "Nota-112-Arce-18-4B.pdf".
• Guarda una copia con el trabajo, junto con la cotización y las aprobaciones.

Si pasa la fecha límite, nuestra guía para cobrar más rápido tus trabajos de mantenimiento explica una rutina para dar seguimiento a lo que no te han pagado.

Cómo RentalThread lo hará más fácil

Con RentalThread, cada trabajo tendrá su propio hilo con las fotos del inquilino, la dirección y el departamento. Mandarás tu cotización ahí, y el propietario o el administrador la aprobará en el mismo lugar, así la aprobación y los cambios aprobados quedan por escrito con el trabajo.

Mientras trabajas, publicarás el avance y las fotos del trabajo terminado en ese hilo. Cuando toque cobrar, la cotización, las aprobaciones y las fotos ya estarán en un solo lugar, y podrás ver si el trabajo ya se pagó. Mira lo que planeamos para profesionales de mantenimiento.