Assinatura do contrato de aluguel: checklist até as chaves

A assinatura do contrato de aluguel envolve tudo o que acontece entre o "sim" do proprietário a um interessado e o dia em que o inquilino recebe as chaves: a confirmação por escrito, o contrato, as assinaturas, a garantia e o primeiro aluguel, a vistoria de entrada e a entrega das chaves. Seguindo essa ordem, o proprietário fica com a pasta completa e o inquilino conhece as condições antes da mudança.

Este guia é para corretores e imobiliárias que alugam imóveis de terceiros. Ele começa onde termina nosso guia de documentos para alugar imóvel, quando o proprietário já escolheu um interessado.

Por que a assinatura precisa de um checklist próprio

Enquanto o contrato não está assinado e o dinheiro não entrou, o interessado aprovado ainda pode fechar outro imóvel, e a essa altura o proprietário talvez já tenha dispensado os outros.

Os erros dessa etapa costumam aparecer meses depois. Uma página sem rubrica, uma caução paga em dinheiro sem recibo ou chaves entregues sem vistoria podem virar uma disputa quando o contrato acaba. Uma lista curta, seguida do mesmo jeito com cada inquilino, evita a maioria deles.

Onde a assinatura costuma dar errado

• A aprovação é uma mensagem de WhatsApp. "Pode fechar!" deixa o valor, a data de entrada e as condições por conta da memória de cada um.
• O contrato sai da pasta do inquilino anterior. Nomes, datas ou valores antigos ficam no documento novo.
• Nem todo mundo assina. Falta outro morador adulto, o fiador, o cônjuge do fiador quando exigido ou quem assina pelo proprietário.
• O dinheiro chega sem comprovante. Um Pix da conta de um parente ou dinheiro em espécie, sem recibo que diga o que foi pago.
• As chaves saem antes da vistoria. O inquilino leva caixas e ninguém sabe dizer como o imóvel estava no primeiro dia.
• O contrato assinado fica em um único e-mail. O proprietário, o inquilino e o fiador têm versões diferentes, ou nenhuma.

Checklist para a assinatura do contrato de aluguel

Combine essa ordem com o proprietário antes da primeira aprovação e repita com cada inquilino.

1. Confirme a aprovação por escrito

• Mande ao interessado aprovado uma única mensagem com o valor do aluguel, a garantia, a data de entrada, o prazo do contrato e quem vai assinar.
• Liste as condições da aprovação, como fiador, seguro-fiança ou caução.
• Dê um prazo para aceitar e uma data para assinar.
• Avise os outros interessados do jeito que o proprietário preferir. Se uma consulta de crédito ou de cadastro pesou numa recusa, confira se as regras locais pedem algum aviso específico para essa pessoa.

2. Prepare o contrato

• Use um modelo atualizado que o proprietário ou a imobiliária aprove para aquele tipo de imóvel.
• Preencha o nome completo e o CPF de cada adulto que assina e do proprietário ou administrador.
• Confira o endereço, o número do apartamento, a vaga de garagem e o depósito.
• Escreva a data de início e de término, o valor, o dia de vencimento, a forma de pagamento e a multa por atraso que a lei permitir.
• Informe a garantia escolhida e, se houver caução, quando e como o proprietário vai devolvê-la.
• Deixe claro quem paga cada conta (luz, água, gás, internet), o condomínio e o IPTU.
• Inclua a política de animais, as regras do condomínio, como pedir um conserto e com quanta antecedência o proprietário avisa antes de entrar.
• Indique que o laudo da vistoria de entrada faz parte do contrato e anexe o inventário, se o imóvel for mobiliado.
• Não deixe campos em branco. Escreva "Não se aplica" onde for o caso.
• Mande a minuta ao proprietário para aprovação antes de enviar ao inquilino.

A Lei do Inquilinato (Lei 8.245/1991) lista as modalidades de garantia e não permite exigir mais de uma no mesmo contrato. Confira os detalhes com um advogado ou com a imobiliária antes de fechar.

3. Organize as assinaturas

• Decida se a assinatura vai ser presencial ou eletrônica. A assinatura eletrônica é comum em contratos de aluguel no Brasil, mas o tipo de assinatura aceito, as testemunhas e o reconhecimento de firma podem variar conforme o caso. Confira as regras antes de escolher.
• Liste quem assina: cada inquilino adulto, o fiador (e o cônjuge, quando exigido) e o proprietário ou a pessoa com procuração para assinar por ele.
• Peça que todos leiam o contrato inteiro antes de assinar e dê tempo para perguntas.
• Se o modelo pede rubrica em cada página ou em certas cláusulas, confira todas antes de fechar a pasta.
• Coloque a data em cada assinatura.

4. Receba antes de entregar as chaves

• Peça o primeiro aluguel (proporcional, se o contrato começar no meio do mês), a garantia e qualquer outra taxa que o contrato e a lei permitam.
• Peça o pagamento por um meio rastreável, de uma conta em nome do inquilino ou do fiador sempre que der.
• Deixe por escrito que as chaves são entregues quando o pagamento de entrada cair, e espere cair. Se o pagamento atrasar com o contrato já assinado, confira as regras antes de adiar a entrega do imóvel.
• Mande um recibo de cada pagamento dizendo o que ele cobre.
• Anote onde fica a caução. Limites, forma de guardar e prazo de devolução dependem da lei e do contrato, então confira antes de receber.

5. Reúna os documentos de que o contrato depende

• O contrato assinado pelo fiador, ou a apólice de seguro-fiança que substitui a fiança.
• O seguro contra incêndio, se o contrato pedir.
• Um contato de emergência de cada adulto.
• Quem vai transferir cada conta para o nome do inquilino, e até quando.

6. Faça a vistoria de entrada antes das chaves

Percorra o imóvel com o inquilino no dia da entrega ou um pouco antes. Tire fotos com data de cada cômodo, anote a leitura dos medidores, confira o inventário e peça que as duas partes assinem o laudo. Nosso checklist de vistoria de entrada vai cômodo por cômodo.

7. Entregue as chaves e registre

• Conte cada chave, controle do portão, tag de acesso, chave da caixa de correio e senha.
• Liste tudo em um termo de entrega de chaves com data e hora e peça que o inquilino assine.
• Anote a data em que o inquilino recebe a posse, se for diferente do início do contrato.

Se o inquilino pedir as chaves antes para levar móveis ou pintar, registre por escrito: a data, o que ele pode fazer e quem responde pelo imóvel até o contrato começar.

8. Compartilhe a pasta e agende as datas

• Mande o contrato assinado, os recibos, o laudo de vistoria e o termo de entrega de chaves ao inquilino, ao proprietário e ao fiador.
• Guarde tudo na pasta do imóvel, sempre com o mesmo padrão de nome.
• Agende as datas importantes: vencimento do aluguel, vistorias, prazo de aviso para renovação e fim do contrato.
• Passe ao inquilino os contatos de que ele vai precisar e como pedir um conserto.

Todos trabalhando com a mesma versão

Boa parte dos problemas dessa etapa vem de cada um ter uma versão diferente: uma minuta antiga, outro valor de caução, um recibo que uma parte tem e a outra não. Mantenha um único registro do que foi combinado, assinado e pago, e mande cada mudança ao proprietário e ao inquilino ao mesmo tempo. Você vai voltar a esse registro na renovação e de novo no fim do contrato.

Como o RentalThread vai facilitar

Com o RentalThread, as fichas vão chegar on-line com análise de renda, e o inquilino e o proprietário vão assinar o contrato on-line quando as regras permitirem. Depois da assinatura, a vistoria de entrada, as datas do contrato, a manutenção e as renovações vão ficar no mesmo fio que o proprietário e o inquilino acompanham, e ninguém vai precisar pedir a você a versão mais recente.

O inquilino vai receber um laudo de entrada com fotos e ter o contrato e os documentos em um só lugar, com um aviso antes da renovação. Veja o que está planejado para corretores.