Inventario de salida: checklist para comparar con la entrada

El inventario de salida funciona mejor como una comparación: los mismos cuartos, los mismos elementos y las mismas fotos que el inventario de entrada, revisados lado a lado. Así, el propietario y el inquilino ven los mismos hechos, y el depósito se resuelve según lo que cambió durante el contrato.

Esta guía es para propietarios, administradores e inquilinos. Explica cómo prepararse, qué revisar cuarto por cuarto, cómo distinguir el desgaste normal de un daño y cómo cerrar el inventario con un registro que firman las dos partes.

Por qué los pleitos por el depósito empiezan en la salida

Los desacuerdos por el depósito suelen reducirse a una pregunta: ¿así estaba cuando el inquilino llegó? Sin un inventario de entrada es mucho más difícil responderla, y la plática puede volverse memoria contra memoria.

Aun con inventario, la salida puede salir mal. Se hace con prisa el último día, las fotos de entrada están perdidas en un chat viejo, una de las partes no va, o una reparación que el inquilino reportó hace meses se cuenta como daño. Cualquiera de esas cosas convierte una revisión corta en semanas de mensajes.

Antes del inventario

Un poco de preparación de los dos lados hace la revisión más corta:

• Revisen si aplica una revisión previa. Esta guía es para la revisión final. En algunos lugares el inquilino tiene derecho a una revisión unos días o semanas antes de mudarse, para conocer los descuentos propuestos y arreglar lo que pueda. Revisen las reglas del lugar donde está la propiedad.
• Acuerden día y hora con unos días de anticipación, con luz de día y cuando las cosas del inquilino ya no estén. Lo ideal es que vayan las dos partes. Los propietarios pueden poner la fecha y hora del inventario en el aviso de desocupación; nuestra guía sobre el aviso de desocupación al inquilino muestra qué más debe incluir.
• Lleven el inventario de entrada y las fotos, impresos o en el celular, ordenados por cuarto.
• Mantengan los servicios activos hasta el inventario, para probar luces, llaves de agua, aparatos y calefacción.
• Inquilinos: limpien, saquen todo, arreglen lo que acordaron arreglar y junten las llaves, controles y tarjetas de acceso que recibieron.
• Propietarios y administradores: hagan una lista de las reparaciones reportadas durante el contrato y cómo se resolvió cada una, para no confundirlas con daños nuevos. Si hicieron una revisión periódica del departamento, lleven también ese reporte.

Si no hicieron inventario de entrada, nuestro checklist de inventario de entrada explica cómo hacerlo para el próximo contrato. Para esta salida, usen lo que haya: las fotos del anuncio, el contrato, los mensajes sobre el estado del departamento.

Guarden juntos el contrato, el inventario de entrada y el historial de reparaciones; nuestra guía para organizar contratos de arrendamiento muestra un sistema de carpetas sencillo.

Checklist de inventario de salida, cuarto por cuarto

Recorran los cuartos en el mismo orden que el inventario de entrada. En cada elemento marquen sin cambios, cambio por desgaste normal u otro cambio (descríbanlo y evalúenlo aparte), y tomen una foto desde el mismo ángulo que la de entrada.

• Entrada y puertas: puerta principal, cerraduras, mirilla, interfón o timbre; puertas interiores, manijas y topes.
• Paredes y techos: hoyos, marcas, raspones, retoques de pintura en otro tono, manchas de humedad, moho.
• Pisos: rayones, golpes, manchas, quemaduras, losetas rotas o flojas, alfombra dañada.
• Ventanas: vidrios, seguros, mosquiteros, persianas o cortinas que venían con el departamento.
• Cocina: estufa y horno, refrigerador, lavavajillas, campana, fregadero y llave (abran el agua y revisen debajo del fregadero), gabinetes y cajones, cubierta.
• Baños: escusado, lavabo, regadera o tina, juntas y silicón, extractor, espejo, cualquier fuga.
• Instalación eléctrica: revisen que contactos, apagadores y lámparas funcionen con normalidad, si es seguro hacerlo; prueben los detectores de humo y de gas. Cualquier falla que sospechen, déjenla a un electricista calificado.
• Calefacción y aire acondicionado: prendan cada equipo; revisen filtros y termostatos.
• Áreas exteriores y bodega: balcón, patio, cajón de estacionamiento, bodega.
• Llaves y medidores: cuenten llaves, controles y tarjetas contra la lista de entrada; tomen fotos de los medidores de luz, agua y gas.

En una vivienda amueblada, comparen también muebles, electrodomésticos y vajilla contra el inventario de entrada, artículo por artículo; nuestra guía del inventario de departamento amueblado explica cómo armar esa lista.

¿Desgaste normal o daño?

La línea más justa está entre lo que el tiempo y el uso diario le hacen a una vivienda y lo que causa un hecho concreto o el descuido. Ejemplos:

La edad de cada cosa también cuenta: una alfombra al final de su vida útil no vale lo que una nueva. Además, un cambio en el estado no dice quién lo causó: una fuga puede estar oculta dentro de un muro, y una reparación que el inquilino reportó antes puede explicar lo que ven. Registren primero el estado y después evalúen la causa probable y cualquier descuento.

Las reglas sobre el depósito cambian según el país y el estado: qué se puede descontar, en cuánto tiempo hay que devolverlo y si hace falta una lista detallada. En México, además, lo que diga el contrato pesa mucho. Revisen las reglas del lugar donde está la propiedad antes de cerrar el tema.

Cierra el inventario con un registro firmado

Terminen el registro del estado antes de que alguien se vaya; los costos pueden venir después:

1. Anoten cada elemento que cambió con su foto, junto a la foto de entrada del mismo lugar.
2. Registren los desacuerdos tal como son. Si las dos partes ven algo distinto, escriban las dos versiones; un desacuerdo por escrito es más fácil de resolver después que uno que nadie anotó.
3. Pidan a quienes estén presentes que firmen y pongan fecha, y compartan copias ese mismo día. La firma confirma el registro del estado del departamento, no que se acepte un descuento; díganlo en el formato. Si alguien no fue o no quiere firmar, anótenlo y mándenle una copia.
4. Agreguen los costos cuando los tengan. Liguen cada descuento a un elemento concreto y adjunten la factura o el recibo. Usen presupuestos solo donde las reglas locales lo permitan, y manden la factura final después si esas reglas lo piden.
5. Manden la cuenta del depósito, la devolución y la lista detallada de descuentos, dentro del plazo que aplique donde está la propiedad.

Si el inquilino no está de acuerdo con un descuento, puede responder por escrito con fotos. Antes de seguir, pongan lado a lado las fotos de entrada y de salida de ese elemento; muchas veces la respuesta está ahí. Si eres inquilino, nuestra guía para recuperar el depósito de renta explica cómo prepararte y trae un ejemplo de respuesta a un descuento.

Con el registro firmado, toca dejar el departamento listo para el siguiente inquilino; nuestra guía sobre cómo preparar un departamento para rentar pone esos trabajos en orden.

Cómo RentalThread lo hará más fácil

Con RentalThread, las fotos y el historial de reparaciones de cada propiedad quedarán en su propio espacio, con cada reparación en su propio hilo. En la salida, el propietario, el administrador y el inquilino verán el mismo registro: las fotos de entrada, cada reparación que reportó el inquilino y cuándo se arregló.

Los inquilinos tendrán su contrato, sus recibos de renta y las reparaciones pasadas en un solo lugar, y los propietarios verán las reparaciones y los costos de cada propiedad. Mira lo que planeamos para propietarios, administradores e inquilinos.