Aviso de desocupación al inquilino: qué enviar y cuándo

Cuando termina un contrato, el aviso de desocupación al inquilino suele convertirse en varios mensajes, cada uno en su momento: el aviso de que el contrato termina, los detalles prácticos del último día, un recordatorio antes de esa fecha y una nota cuando te devuelven las llaves. Si alguno llega tarde o le falta algo, la última semana se llena de llamadas.

Esta guía es para dueños cuyo inquilino se va al terminar el contrato, ya sea porque decidiste no renovar o porque el inquilino te avisó que se muda. Explica qué enviar, cuándo y qué debe decir cada mensaje. No cubre los avisos por falta de pago o por incumplimiento del contrato, ni los desalojos: esos tienen requisitos propios según las reglas del lugar donde está la propiedad.

Por qué se pierden las fechas de salida

Las fechas importantes están en lugares distintos. La fecha de término y el plazo de aviso están en el contrato, las reglas para avisar están en la ley local, y el "nos mudamos en marzo" del inquilino llegó por WhatsApp hace dos meses. Puede que el último día ni siquiera esté anotado en un lugar que tú y el inquilino puedan ver.

Luego, en la última semana, llegan las preguntas. ¿A qué hora se entregan las llaves y a quién? ¿La revisión es antes o después de la limpieza? ¿Hay que dar de baja la luz o cambiarla de nombre? ¿A qué cuenta se devuelve el depósito? Cada respuesta es corta, pero si llegan de una en una y por canales distintos, algo se pierde: una llave que nunca regresa, un medidor que nadie revisó, un depósito enviado a una cuenta equivocada.

Una secuencia corta de mensajes por escrito evita casi todo esto. El inquilino tiene las respuestas antes de que empiece la última semana, y tú guardas un registro con fecha de lo que dijiste.

Aviso de desocupación al inquilino: el calendario

Estos tiempos son un punto de partida. Tu contrato y las reglas del lugar donde está la propiedad pueden pedir más anticipación o una forma concreta de entregar los avisos, así que cuenta hacia atrás desde esas fechas primero.

1. Antes del plazo de aviso: el aviso de término del contrato, o tu confirmación por escrito del aviso que dio el inquilino.
2. Unas tres o cuatro semanas antes del último día: la carta de salida con todos los detalles prácticos.
3. Una semana antes: un recordatorio corto con la hora de la revisión y de la entrega de llaves.
4. El día anterior: una confirmación de una línea.
5. Cuando recibas las llaves: una nota que lo confirme y, después, la liquidación del depósito dentro del plazo que fijen el contrato y las reglas locales.

Si antes hay que decidir sobre una renovación, resuelve eso primero. Nuestra guía de renovación de contrato de arrendamiento explica cómo decidir y cuándo hacer la oferta; esta guía empieza cuando ya sabes que el inquilino se va.

El aviso de término del contrato

Si tú terminas el arrendamiento

En algunos lugares el dueño puede no renovar al terminar el plazo; en otros solo por causas concretas, o el contrato sigue por tiempo indeterminado si nadie avisa. Antes de escribir, revisa cuatro cosas en el estado o país donde está la propiedad: si puedes terminar el arrendamiento, si las reglas piden un formato o una redacción específica, con cuánta anticipación debe llegar el aviso y cómo debe entregarse (en persona, con acuse de recibo, por el medio que diga el contrato). En México, el plazo y la forma dependen del contrato y del código civil de cada estado; un aviso de 30 días es común, pero no es una regla general.

Si hay un formato obligatorio, úsalo. Si no, un aviso de término claro, a veces llamado carta de terminación de contrato de arrendamiento, incluye:

• La fecha del aviso, tu nombre y cómo contactarte.
• El nombre del inquilino y la dirección de la propiedad, con el número de departamento.
• La fecha de término del contrato y la fecha en que el inquilino debe entregar el departamento.
• El motivo, solo si las reglas locales lo piden.
• Una línea que diga que después enviarás una carta con los detalles del último día.

Mantén un tono neutral: si un día hay un desacuerdo, puede leerlo un abogado o un juez. Guarda una copia con la fecha y la constancia de entrega que pidan las reglas.

Si el inquilino te avisó

Cuando el inquilino te diga que se va, contesta por escrito en pocos días, aunque el aviso te haya llegado por WhatsApp. Confirma la fecha de salida que entendiste, di si el aviso cumple lo que pide el contrato y cuándo le mandarás la carta de salida. Si la fecha no coincide con el contrato, menciónalo ahora, mientras los dos tienen tiempo de resolverlo.

La carta de salida: qué incluir

Envíala tres o cuatro semanas antes del último día, para que el inquilino pueda organizar la mudanza, la limpieza y los servicios. Pon todo en un solo mensaje:

• Último día y hora. La fecha y la hora en que el departamento debe quedar vacío.
• Revisión. Una fecha y hora para el inventario de salida, después de que saque sus cosas, con los dos presentes. En algunos lugares hay que ofrecer una revisión previa antes de la mudanza, para que el inquilino tenga tiempo de arreglar lo que encuentren. Revisa las reglas locales y agéndala aparte.
• Llaves. Cuántas llaves, controles, tarjetas y tags hay que devolver, dónde y a quién.
• Estado y limpieza. Qué significa "limpio" para este departamento, en palabras sencillas, y qué se queda (electrodomésticos, persianas, focos que tú pusiste). Usa el inventario de entrada como referencia.
• Servicios. Qué contratos debe cancelar o cambiar de nombre (luz, gas, internet) y si debe tomar foto del medidor el último día.
• Datos para el depósito. La cuenta o dirección donde quiere recibir el depósito, y a dónde enviarle correspondencia.
• Visitas. Si vas a mostrar el departamento antes de que se vaya, cómo van a acordar los horarios.
• Dudas. A quién contactar, y cómo, si algo cambia.

Un ejemplo, con nombres y fechas inventados:

Hola, Ana. Gracias por confirmar tu salida del departamento 4B. Tu último día es el 31 de marzo y el departamento debe quedar vacío a las 5 p. m. ¿Te parece si hacemos la revisión juntos el 31 de marzo a las 3 p. m.? Trae por favor las dos llaves y el control del estacionamiento. Te adjunto el inventario de entrada para que revisemos con la misma lista. El 31, por favor mándame una foto del medidor de luz para cerrar el consumo. ¿Me pasas también la cuenta donde quieres recibir el depósito? Si algo cambia, escríbeme por WhatsApp.

Recordatorios en la última semana

Una semana antes, manda un recordatorio corto: la hora de la revisión, la entrega de llaves y los datos para el depósito si aún no los tienes. Pregunta si algo del plan cambió. El día anterior basta una línea: "Nos vemos mañana a las 3 p. m. en el 4B".

Si el inquilino pide más tiempo, contesta por escrito con lo que acordaron y la nueva fecha. Un "no te preocupes, tómate unos días más" puede terminar en un desacuerdo sobre cuándo terminó el arrendamiento y, en algunos lugares, cambiar los derechos del inquilino. Revisa las reglas locales antes de aceptar algo sin fecha.

Después de recibir las llaves

El último día, anota qué llaves te devolvieron y mándale al inquilino una nota corta que lo confirme, con fecha y hora. Haz la revisión con el inventario de entrada a la mano; nuestro checklist de inventario de salida explica cómo comparar los dos cuarto por cuarto y distinguir el desgaste normal de un daño.

Después, devuelve el saldo del depósito que corresponda y envía la liquidación, con cada descuento, su motivo y los comprobantes, dentro de los plazos que fijen el contrato y las reglas locales. Si todavía no tienes el costo final de una reparación, revisa si las reglas permiten descontar un estimado y qué tienes que enviar después. Dile al inquilino por escrito qué estás esperando; ese mensaje no mueve el plazo.

Cómo RentalThread lo hará más fácil

Con RentalThread, cada propiedad tendrá su contrato y sus documentos en un solo lugar. La IA leerá el contrato y sacará la fecha de término y el plazo de aviso, y tú revisarás lo que encontró contra la copia firmada antes de guardarlo. Los recordatorios de renovación te darán tiempo para decidir y enviar los avisos antes del plazo.

El inventario de salida, con fotos, quedará junto al inventario de entrada del mismo departamento, así que la revisión empieza desde el mismo registro. Mira lo que planeamos para dueños.