Mantenimiento preventivo de propiedades en renta: checklist

El mantenimiento preventivo de una propiedad en renta convierte las reparaciones que puedes planear en citas, y así menos de ellas llegan como emergencias. Lavar el tinaco, impermeabilizar la azotea antes de las lluvias o darle servicio al minisplit antes del calor cuesta una visita agendada. Si no lo haces, te toca un clóset inundado en domingo, un inquilino sin agua caliente y un plomero que cobra la urgencia.

Este checklist es para propietarios y administradores. Sirve para un departamento o para varios edificios, y está ordenado por frecuencia. Tómalo como una lista de partida y ajústalo a los equipos de cada propiedad, al clima y a lo que se encarga el edificio.

Por qué se olvida el mantenimiento preventivo

Mientras el boiler funciona, nadie piensa en él. El inquilino no sabe cuándo le dieron servicio por última vez, el administrador anterior se llevó la fecha en la cabeza y el comprobante está en un correo de hace tres años.

Las reparaciones urgentes también desplazan a las planeadas. Cuando un inquilino reporta una fuga, la atiendes hoy. La limpieza de bajadas pluviales que habría evitado la siguiente fuga no tiene fecha, así que espera hasta que algo falla.

Por eso conviene escribir las tareas una vez, darle a cada una una fecha y un responsable, y anotar cuándo se hizo.

Empieza por lo que tiene cada propiedad

No puedes programar el mantenimiento de equipos que no has anotado. Para cada propiedad, escribe:

• Calentador de agua: tipo (boiler de depósito, de paso o solar), si es de gas o eléctrico, su antigüedad y dónde está.
• Agua: tinaco, cisterna, bomba e hidroneumático, si los hay.
• Gas: tanque estacionario o cilindros, o gas natural, y por dónde pasa la instalación.
• Aire acondicionado y calefacción: minisplits, ventiladores de techo o calentadores, y el tamaño de los filtros.
• Electrodomésticos que incluye la renta: estufa, refrigerador, lavadora, secadora.
• Seguridad: detectores de humo o de gas, si los hay, y el extintor.
• Quién da servicio a qué: el plomero, el técnico de minisplits, el gasero y la administración del edificio, con un teléfono para cada uno.

Toma una foto de la etiqueta de cada equipo con el modelo y el número de serie. Te ahorras una vuelta cuando un técnico la pide, y el manual casi siempre aparece con una búsqueda.

Acuerda quién hace qué

Unas tareas necesitan un técnico, otras te tocan a ti y otras le resultan más fáciles al inquilino, que está ahí todos los días. Pon por escrito su parte, de preferencia en el contrato o en una nota de bienvenida: probar los detectores, limpiar los filtros del minisplit, no tirar grasa al fregadero y avisar de inmediato si ve una fuga o humedad.

El inquilino puede hacer una revisión, pero a ti te toca asegurarte de que se haga. Pídele que te avise cuando la haga y da seguimiento si no llega el aviso. Lo que necesite herramientas, escalera o abrir un equipo te toca a ti o a un técnico.

Deja filtros de repuesto en el departamento y explícale al inquilino cómo reportar un problema y con qué datos. Nuestra guía para organizar las reparaciones de tu propiedad en renta cubre esa parte.

Quién paga cada cosa depende del contrato y de las reglas del lugar. En México, por ejemplo, el código civil de cada estado regula el arrendamiento. Revisa ambos antes de asignar una tarea.

Checklist de mantenimiento preventivo

Cada mes (acuerden quién hace cada revisión)

• Probar los detectores de humo y de gas con su botón de prueba. La Asociación Nacional de Protección contra Incendios de Estados Unidos (NFPA) recomienda probar los detectores de humo cada mes. Nuestra guía sobre detectores de humo en un departamento rentado explica dónde van, cuándo cambiarlos y quién hace qué.
• Probar los contactos con protección de falla a tierra (los que tienen botones TEST y RESET, en cocina, baños y exteriores), siguiendo las instrucciones del fabricante. Leviton, un fabricante de estos contactos, recomienda probarlos cada mes.
• Revisar que el extintor esté en su lugar, sin daños y cargado, con la aguja del manómetro en la zona correcta si tiene uno. Kidde, un fabricante de extintores, recomienda una revisión visual cada mes.
• Revisar debajo de los fregaderos, alrededor del excusado y junto al boiler si hay goteos o manchas de humedad.
• Abrir la llave en coladeras y regaderas que casi no se usan, para que no se sequen y suban malos olores del drenaje.

Cada uno a tres meses

• Lavar los filtros del minisplit. El intervalo correcto viene en el manual del equipo; con mascotas o mucho polvo, suele ser antes.
• Limpiar el filtro de la campana de la estufa.
• Revisar que el filtro de pelusa de la secadora se limpie después de cada carga y que la salida del ducto no esté tapada.

Dos veces al año (tú o un técnico)

• Recorrer la propiedad con el inquilino, en un horario acordado y con el aviso que pidan el contrato y las reglas locales. Revisar techos y muros con manchas, puertas y ventanas que no cierran bien, juntas de silicón en tinas y regaderas.
• Lavar y desinfectar el tinaco y la cisterna con la frecuencia que indique el fabricante o la empresa que los limpia.
• Limpiar bajadas pluviales y coladeras de la azotea o el patio, y revisar que el agua escurra lejos de los muros.
• Revisar el empaque de la puerta del refrigerador y limpiar el serpentín.

Antes de la temporada de calor

• Darle servicio a los minisplits: limpieza, revisión de gas refrigerante y del drenaje del equipo.
• Despejar plantas y basura alrededor de las unidades exteriores.
• Revisar los mosquiteros.

Antes de la temporada de lluvias

• Revisar la impermeabilización de la azotea y renovarla cuando lo indique el instalador o la garantía del producto.
• Revisar grietas en muros y bardas, y el sellado alrededor de ventanas y puertas.
• Limpiar canaletas y bajadas, si la propiedad las tiene.

Para una lista completa por propiedad, con qué avisarles a los inquilinos y qué revisar después de cada tormenta, consulta nuestro checklist para la temporada de lluvias.

Una vez al año

• Darle mantenimiento al boiler según el calendario de su manual, que muchas veces incluye purgar el sedimento del depósito y revisar la válvula de alivio. Un plomero puede hacerlo si prefieres.
• Si hay secadora, revisar y limpiar el ducto de salida, y hacerlo más seguido si se usa mucho. No esperes si la ropa sale húmeda después de un ciclo normal o tarda más de lo normal en secarse: la Comisión para la Seguridad de los Productos de Consumo de Estados Unidos lo señala como posible señal de un filtro o un ducto tapado.
• Revisar la instalación de gas con un técnico: fugas, mangueras, reguladores y el estado del tanque o los cilindros.
• Revisar el centro de carga y que las pastillas no se boten seguido.
• Seguir la etiqueta del extintor para su servicio y reemplazo.
• Buscar señales de plagas en bodegas, azotea y debajo del fregadero, y fumigar si hace falta.

Entre un inquilino y otro

• Resanar y pintar los muros.
• Limpiar a fondo los electrodomésticos y comprobar que funcionan cada quemador, foco y contacto.
• Cambiar silicón, empaques y filtros gastados, y cambiar la combinación de las chapas.
• Comparar el estado del departamento con el inventario de entrada. Nuestro checklist de inventario de entrada explica cómo registrar el estado cuarto por cuarto.

Ajusta la lista a cada propiedad. En un departamento donde el condominio se encarga de la azotea y la cisterna, esas líneas le tocan a la administración del edificio; una casa con alberca, pozo o fosa séptica necesita las suyas.

Ponlo en un calendario y lleva el registro

Agrega cada tarea recurrente a un calendario compartido con un recordatorio con anticipación: una semana basta para tareas sencillas, y los trabajos en que los técnicos se llenan pronto, como el servicio de minisplits antes del calor, necesitan más. Así tienes tiempo de agendar al técnico y acordar la visita con el inquilino. Junta visitas cuando puedas: en un solo recorrido revisas los detectores, el silicón y los filtros.

Después de cada visita, anota la fecha, qué se hizo, quién lo hizo, cuánto costó y las fotos. Guárdalo con el historial de reparaciones de la propiedad. Cuando el minisplit falle en su décimo verano, sabrás si recibió servicio cada año y tendrás los números para decidir entre otra reparación o cambiarlo. Nuestra guía sobre si reparar o cambiar un electrodoméstico te ayuda a tomar esa decisión. Si administras varias propiedades, nuestra guía de control de mantenimiento de varios departamentos en renta muestra cómo llevarlas todas en un solo registro.

Los costos también van a tus cuentas. Nuestra guía de control de ingresos y gastos de tus propiedades en renta muestra una forma sencilla de llevarlos por propiedad. Nuestra guía sobre cuánto apartar para mantenimiento muestra cómo juntar el dinero para estos trabajos antes de que lleguen.

Cómo RentalThread lo hará más fácil

RentalThread te permitirá programar el mantenimiento recurrente de cada propiedad, con recordatorios antes de cada tarea. Cuando vaya un técnico, la visita se convertirá en un trabajo con su propio hilo: el presupuesto con fotos, tu aprobación, la hora de la visita, el trabajo terminado y el pago, a la vista de todos los involucrados. El inquilino verá quién va y cuándo.

Cada propiedad guarda su historial completo en un solo lugar, así que la fecha del último servicio del boiler y su factura estarán a un toque. La IA resumirá lo que pasó en cada propiedad, y tú revisarás el resumen antes de compartirlo.

Mira lo que planeamos para propietarios y administradores.