Firma de contrato de arrendamiento: del sí a las llaves

La firma de contrato de arrendamiento incluye todo lo que pasa entre el "sí" del propietario a un solicitante y el día en que el inquilino recibe las llaves: la confirmación por escrito, el contrato, las firmas, el depósito y la primera renta, el inventario de entrada y la entrega de llaves. Si lo haces en orden, el propietario se queda con un expediente completo y el inquilino conoce las condiciones antes de mudarse.

Esta guía es para asesores y agentes inmobiliarios que rentan propiedades de terceros. Empieza donde termina nuestra guía de requisitos para rentar un departamento, cuando el propietario ya eligió a un solicitante.

Por qué la firma necesita su propio checklist

Mientras no haya contrato firmado ni dinero recibido, la persona aprobada todavía puede rentar otro lugar, y para entonces el propietario quizá ya les dijo que no a los demás solicitantes.

Los errores de esta etapa suelen aparecer meses después. Una hoja sin rúbrica, un depósito en efectivo sin recibo o unas llaves entregadas sin inventario pueden terminar en un pleito cuando acaba el contrato. Con una lista corta, que sigues igual con cada inquilino, evitas la mayoría.

Dónde se complica la firma

• La aprobación es un mensaje de WhatsApp. "¡Es tuyo!" deja la renta, la fecha de entrada y las condiciones a la memoria de cada quien.
• El contrato sale del expediente del inquilino anterior. Nombres, fechas o montos viejos se quedan en el documento nuevo.
• No firma todo el mundo. Falta otro adulto, el fiador u obligado solidario, o quien firma en nombre del propietario.
• El dinero llega sin comprobante. Una transferencia desde la cuenta de un familiar o efectivo en un sobre, sin recibo que diga qué se pagó.
• Las llaves salen antes del inventario. El inquilino mete cajas y nadie puede decir cómo estaba el departamento el primer día.
• El contrato firmado vive en un solo correo. El propietario, el inquilino y el fiador tienen versiones distintas, o ninguna.

Checklist para la firma de contrato de arrendamiento

Acuerda este orden con el propietario antes de la primera aprobación y repítelo con cada inquilino.

1. Confirma la aprobación por escrito

• Manda a la persona aprobada un solo mensaje con la renta, el depósito, la fecha de entrada, la duración del contrato y quién va a firmar.
• Anota las condiciones de la aprobación, como un fiador o una póliza jurídica.
• Pon una fecha límite para aceptar y una fecha para firmar.
• Avisa a los demás solicitantes como lo decida el propietario. Si un reporte de crédito o de antecedentes influyó en un rechazo, revisa si las reglas locales piden darle a esa persona un aviso específico.

2. Prepara el contrato

• Parte de un formato vigente que el propietario o tu inmobiliaria aprueben para ese tipo de inmueble y ese estado.
• Escribe el nombre completo de cada adulto que firma y del propietario o administrador.
• Revisa la dirección, el número de departamento, el cajón de estacionamiento y la bodega.
• Pon la fecha de inicio y de término, la renta, el día de pago, la forma de pago y cualquier penalización por retraso que permita la ley.
• Indica el monto del depósito en garantía y cuándo y cómo lo va a devolver el propietario.
• Aclara quién paga cada servicio (luz, agua, gas, internet) y la cuota de mantenimiento del edificio.
• Agrega la política de mascotas, el reglamento, cómo reportar reparaciones y con cuánta anticipación avisa el propietario antes de entrar.
• Anexa el inventario si el departamento está amueblado, y cualquier otro anexo que pida la ley local.
• No dejes espacios en blanco. Escribe "No aplica" donde corresponda.
• Manda el borrador al propietario para que lo apruebe antes de enviarlo al inquilino.

3. Organiza las firmas

• Decide si se firma en persona o en línea. Muchos lugares aceptan la firma electrónica en contratos de arrendamiento, pero algunos piden testigos, notario o un tipo de firma específico, y las reglas para el fiador pueden ser otras. Revisa las reglas del lugar donde está la propiedad.
• Haz la lista de quienes firman: cada adulto inquilino, el fiador u obligado solidario, y el propietario o la persona con poder por escrito para firmar por él.
• Pide que todos lean el contrato completo antes de firmar y dales tiempo para preguntar.
• Si tu formato pide rúbrica en cada hoja o en ciertas cláusulas, revísalas todas antes de cerrar el expediente.
• Pon fecha a cada firma.

4. Cobra antes de entregar las llaves

• Pide la primera renta (proporcional si el contrato empieza a mitad de mes), el depósito y cualquier otro cargo que permitan el contrato y la ley local.
• Pide el pago por un medio que deje rastro, desde una cuenta a nombre del inquilino o del fiador cuando se pueda.
• Deja por escrito que las llaves se entregan cuando llegue el pago de entrada, y espera a que llegue. Si el pago se atrasa con el contrato ya firmado, revisa las reglas del lugar antes de retrasar la entrega.
• Manda un recibo por cada pago que diga qué cubre.
• Anota dónde queda el depósito. Los montos, la forma de guardarlo y el plazo para devolverlo cambian según el país y el estado, así que revísalos antes de cobrar.

5. Reúne los documentos que pide el contrato

• El contrato firmado por el fiador, o la póliza jurídica que lo sustituye.
• La póliza de seguro, si el contrato la pide.
• Un contacto de emergencia de cada adulto.
• Quién cambia cada servicio a nombre del inquilino, y para cuándo.

6. Haz el inventario de entrada antes de las llaves

Recorre el departamento con el inquilino el día de la entrega o justo antes. Toma fotos con fecha de cada cuarto, anota las lecturas de los medidores, revisa el inventario y pide que ambas partes firmen el reporte. Nuestro checklist de inventario de entrada va cuarto por cuarto.

7. Entrega las llaves y déjalo por escrito

• Cuenta cada llave, control de estacionamiento, tarjeta de acceso, llave del buzón y código.
• Anótalos en una constancia de entrega de llaves con fecha y hora, y pide que el inquilino la firme.
• Anota la fecha en que el inquilino toma posesión, si es distinta del inicio del contrato.

Si el inquilino pide las llaves antes para meter muebles o pintar, déjalo por escrito: la fecha, qué puede hacer y quién responde por el departamento hasta que empiece el contrato.

8. Comparte el expediente y agenda las fechas

• Manda el contrato firmado, los recibos, el inventario y la constancia de llaves al inquilino, al propietario y al fiador.
• Guárdalos en la carpeta de la propiedad, siempre con el mismo tipo de nombre.
• Agenda las fechas importantes: el día de pago, las revisiones, el plazo para avisar si no se renueva y el fin del contrato.
• Dale al inquilino los contactos que va a necesitar y cómo reportar una reparación.

Que todos trabajen con la misma versión

Buena parte de los problemas de esta etapa vienen de que cada quien tiene una versión distinta: un borrador viejo, otro monto de depósito, un recibo que una parte tiene y la otra no. Lleva un solo registro de lo acordado, firmado y pagado, y manda cada cambio al propietario y al inquilino al mismo tiempo. Vas a volver a ese registro cuando toque renovar y otra vez cuando termine el contrato.

Cómo te ayudará RentalThread

Con RentalThread, las solicitudes llegarán en línea con una revisión de ingresos, y el inquilino y el propietario firmarán el contrato en línea donde las reglas locales lo permitan. Después de la firma, el inventario de entrada, las fechas del contrato, el mantenimiento y las renovaciones quedarán en el mismo hilo que siguen el propietario y el inquilino, así nadie tendrá que pedirte la última versión.

El inquilino recibirá un reporte de entrada con fotos y tendrá su contrato y sus documentos en un solo lugar, con un aviso antes de la renovación. Mira lo que planeamos para agentes inmobiliarios.